Счёт на оплату онлайн: образец и бланк 2026

Нет, и это отличает счёт от первичных документов. Закон о бухгалтерском учёте перечисляет обязательные реквизиты для первичных документов в статье 9, но счёт на оплату первичным документом не является: он ничего не подтверждает, его задача — предложить заплатить. Форму каждый выбирает сам, а сложившаяся на практике сложилась вокруг бланка из бухгалтерских программ. Значение имеет другое: чтобы платёж дошёл, в счёте должны быть верные ИНН, КПП, наименование получателя, расчётный счёт, банк, БИК и корреспондентский счёт. Ошибка в любом из них разворачивает платёж.

У всех трёх есть контрольные суммы. ИНН юридического лица из десяти цифр проверяется одной контрольной цифрой, ИНН физического лица и индивидуального предпринимателя из двенадцати — двумя. Веса заданы приказом ФНС, и подделать номер случайной опечаткой почти невозможно: перестановка двух цифр ломает контрольную сумму. Расчётный счёт проверяется вместе с БИК: к последним трём цифрам БИК приписывается двадцатизначный счёт, каждая цифра умножается на вес из ряда 7-1-3, и сумма должна делиться на десять без остатка. Корреспондентский счёт проверяется так же, но вместо трёх цифр БИК берётся ноль и пятый с шестым разряды. Калькулятор считает всё это на лету. Сам БИК сверяется со справочником действующих участников расчётов Банка России, откуда подставляются наименование банка и его корреспондентский счёт.

Основная ставка с 1 января 2026 года — 22 % (закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ), для документов за прошлые периоды в списке оставлена прежняя ставка 20 %; льготная — 10 % для продуктов, детских товаров, лекарств и печатных изданий по перечню из пункта 2 статьи 164 Налогового кодекса, нулевая — для экспорта и международных перевозок. С 2025 года появились специальные ставки для упрощённой системы: 5 % и 7 %, они применяются без права на вычет входного налога. Порог, с которого упрощенец становится плательщиком НДС, с 2026 года снижен до 20 миллионов рублей дохода за прошлый год. Если вы не платите НДС, выберите «Без НДС» — в счёте появится строка «Без налога (НДС)», именно эта строка снимает вопросы у бухгалтерии покупателя, прочерк их оставляет.

Это три разных документа на разных этапах сделки. Счёт на оплату выставляется до платежа и служит основанием перечислить деньги. Счёт-фактура выставляется после отгрузки, её форма утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, и нужна она только для вычета по НДС. Акт или накладная подтверждают, что работы сданы или товар передан, и вот они уже первичные документы со всеми реквизитами из статьи 9. Счёт можно объединить с договором — получится счёт-договор: оплата такого счёта означает согласие с условиями, и отдельный договор подписывать не нужно.

Подпись руководителя на счёте желательна, хотя закон её не требует: без подписи документ выглядит черновиком, и бухгалтерия покупателя может его вернуть. Печать необязательна с 2015 года — Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ перевёл её из обязанности в право для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ. Если печать по уставу есть, ставить её на счёт имеет смысл. Индивидуальный предприниматель печать иметь не обязан вовсе. В калькуляторе подпись и печать прикладываются картинкой и попадают в PDF.

Закон срока не устанавливает. По умолчанию счёт действует до тех пор, пока стороны не договорятся об ином, поэтому продавцы сами пишут «счёт действителен до такого-то числа» или «оплата в течение 5 банковских дней». Смысл в фиксации цены: за месяц она может измениться, и без срока покупатель вправе оплатить старый счёт по старой цене. Если счёт объединён с договором и является офертой, срок акцепта прямо влияет на то, когда договор считается заключённым, — статья 440 Гражданского кодекса.

Платёжный код по ГОСТ Р 56042-2014: в нём записаны реквизиты поставщика из шапки счёта, сумма к оплате и назначение платежа с номером счёта. Покупатель сканирует его в приложении своего банка через «Оплату по QR», и реквизиты подставляются в перевод без ручного ввода. Код появляется, когда заполнены расчётный счёт, БИК и корсчёт, а валюта счёта рубли; отдельную квитанцию для физлиц собирает квитанция ПД-4 с QR-кодом.

Никуда. Счёт собирается в браузере: и предпросмотр, и PDF формируются на вашем устройстве, на сервер ничего не передаётся. Реквизиты продавца сохраняются в локальном хранилище браузера, чтобы не вводить их каждый раз, и стираются кнопкой «Очистить всё» или вместе с данными сайта. Готовый счёт можно сохранить файлом данных и позже загрузить обратно — это удобно, когда нужно выставить похожий счёт другому покупателю или с другого устройства.

Да, кнопки стоят рядом с PDF. В Excel позиции, цены и суммы записаны числами: строки можно перенести в свою таблицу или пересчитать итог формулой. В Word удобно поменять шапку или дописать условия оплаты, QR-код для банка переносится в файл картинкой.