УПД: универсальный передаточный документ онлайн

Универсальный передаточный документ объединяет счёт-фактуру с первичным документом: накладной на товар или актом на работы и услуги. Его форма рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и построена на форме счёта-фактуры из постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137, к которой добавлена передаточная часть. Продавец оформляет один лист вместо двух, покупатель получает и основание для вычета НДС, и документ для учёта расходов. Письмо ФНС разрешает дополнять форму своими реквизитами, убирать из неё реквизиты счёта-фактуры нельзя.

Статус 1 означает, что документ заменяет и счёт-фактуру, и первичный документ: его выбирают плательщики НДС при отгрузке товаров, передаче работ, услуг и имущественных прав. Статус 2 делает УПД только первичным документом: так оформляют передачу продавцы без НДС и те, кто выставляет счёт-фактуру отдельно. При статусе 1 номер документа идёт в общей хронологии счетов-фактур продавца. Бланк показывает выбранный статус в рамке слева вверху и предупреждает, если строки без НДС сочетаются со статусом 1 или налог начислен в документе со статусом 2.

Со статусом 1 документ подчиняется правилу для счетов-фактур: его выставляют не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки или получения аванса, пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса. Бланк считает крайний день от даты отгрузки в позиции [11] и показывает его под полем. Документ со статусом 2 оформляется как обычный первичный документ с реквизитами статьи 9 закона № 402-ФЗ. Хранить УПД нужно не меньше 5 лет: статья 29 закона № 402-ФЗ и подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

Основная ставка с 1 января 2026 года составляет 22 % по пункту 3 статьи 164 Налогового кодекса в редакции закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ, ставка 20 % оставлена в списке для документов за прошлые периоды. Ставка 10 % применяется к товарам из перечня пункта 2 статьи 164: продуктам, детским товарам, лекарствам и печатным изданиям. Нулевая ставка действует при экспорте и международных перевозках. Ставки 5 % и 7 % введены законом от 12.07.2024 № 176-ФЗ для упрощённой системы без права на вычет, пункт 8 статьи 164: 5 % при доходах до 250 млн ₽ и 7 % при доходах до 450 млн ₽, а упрощенцы с доходом за прошлый год до 20 млн ₽ освобождены от НДС по статье 145 и выбирают «Без НДС». Расчётные ставки 22/122 и 10/110 из пункта 4 статьи 164 применяются к авансам; в таблице этого бланка выбираются ставки для отгрузки.

Строка 5а «Документ об отгрузке» собирается из номера и даты самого УПД и числа строк: «№ п/п 1-3 № 14 от 03.09.2026», текст можно переписать вручную. Графа 1б «Код вида товара» и графы 10, 10а и 11 о стране происхождения и номере декларации заполняются по желанию, пустые ячейки печатаются с прочерком. Бланк печатает в графе 4 цену без налога: если выбран режим «цена с НДС», налог выделяется из введённой цены и графа пересчитывается. Графа 6 показывает «без акциза», пока сумма акциза не указана в строке. Итог «Всего к оплате» заполняет графы 5, 8 и 9, а при нескольких ставках под таблицей печатается разбивка налога по каждой из них.

Графы 12, 12а, 13 и 14 относятся к прослеживаемым товарам. По пункту 2.2 Правил заполнения счёта-фактуры в бумажном документе на товары, которые прослеживаемости не подлежат, эти графы не формируются. Бланк рассчитан на бумажный УПД по обычным товарам, работам и услугам, поэтому таблица заканчивается графой 11. Для прослеживаемых товаров действуют свои правила, и на них этот бланк не рассчитан.

В части счёта-фактуры подписи ставят руководитель организации и главный бухгалтер или иные уполномоченные лица; у индивидуального предпринимателя одна подпись с реквизитами свидетельства о регистрации, бланк печатает туда ОГРНИП. Передаточная часть заполняется с двух сторон. Продавец указывает основание передачи в позиции [8], сведения о транспортировке в [9], кто передал товар или сдал работы в [10], дату отгрузки в [11], иные сведения в [12], ответственного за оформление в [13] и своё наименование как составителя в [14]. Покупатель заполняет зеркальные позиции [15]–[19]: кто получил, дата получения, иные сведения, ответственный и составитель со своей стороны. Позиции покупателя можно оставить пустыми и заполнить от руки при приёмке.