Акт выполненных работ онлайн

Единой обязательной формы нет с 2013 года, когда перестали действовать унифицированные формы Госкомстата. Организация утверждает форму сама в учётной политике. Свобода тут ограничена статьёй 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: акт — первичный документ, и в нём должны быть наименование документа, дата составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального или денежного измерения с указанием единиц, а также должности, подписи и расшифровки подписей ответственных лиц. Отсутствие любого из этих реквизитов даёт налоговой основание снять расходы. Исключение — строительство, там до сих пор применяются формы КС-2 и КС-3.

Счёт на оплату предлагает заплатить и первичным документом не является. Акт подтверждает, что работы выполнены и приняты, и служит основанием признать выручку у исполнителя и расходы у заказчика. Счёт-фактура нужна только для вычета по НДС, её форма утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти три документа не заменяют друг друга. Есть и объединяющий вариант — универсальный передаточный документ, УПД, который совмещает акт со счётом-фактурой; его форма рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Закон её не требует, но она защищает исполнителя. Формулировка «работы выполнены полностью и в срок, заказчик претензий по объёму, качеству и срокам не имеет» фиксирует приёмку без оговорок. Если заказчик подписал такой акт, оспорить качество ему сложнее — придётся доказывать скрытые недостатки, которые нельзя было обнаружить при обычной приёмке, статья 720 Гражданского кодекса. При наличии замечаний их вписывают прямо в акт, и тогда приёмка считается состоявшейся с оговорками.

Порядок задан пунктом 4 статьи 753 Гражданского кодекса для подряда и обычно повторяется в договорах на услуги. Исполнитель направляет два экземпляра акта и даёт срок на подписание или на мотивированный отказ. Если в этот срок заказчик молчит, акт подписывается в одностороннем порядке с отметкой об отказе, и такой документ признаётся действительным, пока суд не признает отказ обоснованным. Практический смысл: срок на подписание и последствия молчания нужно прописать в договоре заранее, иначе доказывать выполнение придётся перепиской.

Печать необязательна с 2015 года: Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ перевёл её из обязанности в право для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ. У индивидуального предпринимателя печати может не быть вовсе. Ставить её имеет смысл, если печать предусмотрена уставом или прямо требуется договором. В статье 9 закона о бухгалтерском учёте печать среди обязательных реквизитов не названа — нужны подписи с должностями и расшифровками.

Датой составления считается день, когда факт хозяйственной жизни оформлен, и по общему правилу она совпадает с днём завершения работ. Расхождение дат исполнителя и заказчика — частая придирка при проверке: расход у заказчика признаётся на дату подписания акта обеими сторонами. Если работы длились период, его лучше указать отдельной строкой — в калькуляторе для этого есть поля «работы выполнены с» и «по». Задним числом акт оформлять рискованно: дата влияет и на признание выручки, и на момент начисления НДС.

Экземпляров делают по числу сторон, обычно два: один остаётся у исполнителя, второй у заказчика. Хранить первичные документы нужно пять лет по статье 29 закона о бухгалтерском учёте, а для целей налога — не менее пяти лет по статье 23 Налогового кодекса. Введённые здесь данные никуда не передаются: и предпросмотр, и PDF собираются в вашем браузере. Реквизиты исполнителя хранятся в локальном хранилище и стираются кнопкой «Очистить всё».