Табель учёта рабочего времени

Нет. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, но с 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными по закону «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Организация вправе утвердить свою форму табеля приказом, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа. Обязанность другая: статья 91 Трудового кодекса требует вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, — а чем именно вы это делаете, закон не предписывает.

Т-12 (код по ОКУД 0301007) содержит два раздела: учёт рабочего времени и расчёт оплаты труда, её заполняют вручную. Т-13 (0301008) — только учёт времени, она рассчитана на автоматизированную обработку, поэтому применяется чаще. Государственные и муниципальные учреждения ведут табель по форме 0504421 из приказа Минфина от 30.03.2015 № 52н. Условные обозначения у всех одни и те же — их перечень напечатан на титульном листе Т-12.

Оба варианта равноправны: в форме Т-12 у каждого обозначения есть буквенный и цифровой код, например явка — это «Я» или «01», а выходной — «В» или «26». Выбранный вид кодов имеет смысл закрепить в локальном акте о табельном учёте, чтобы табельщики не смешивали их в одном документе. Если нужного обозначения в перечне нет, организация вправе ввести своё — приказом руководителя.

Отпуск ставится за все календарные дни отпуска, включая выпавшие на них выходные: ежегодный основной — «ОТ», дополнительный — «ОД», без сохранения зарплаты по разрешению работодателя — «ДО», а по основаниям из закона — «ОЗ». Больничный — «Б», если пособие назначается, и «Т», если нет. Командировка — «К» за все дни поездки, включая дорогу и выходные в пути. В инструменте все три ставятся периодом: выбираете сотрудника, даты и код.

Код «НН» — неявки по невыясненным причинам до выяснения обстоятельств. Ставить «ПР» (прогул) сразу нельзя: прогул — это дисциплинарный проступок, который нужно доказать, затребовав у работника письменное объяснение. Пока причина не выяснена, в табеле стоит «НН», а после разбирательства код меняют на «ПР», «Б» или другой подходящий.

По производственному календарю: количество рабочих дней месяца умножается на длину смены при сорокачасовой неделе, а предпраздничные дни укорачиваются на час по статье 95 Трудового кодекса. Инструмент считает норму сам и показывает рядом с фактически отработанными часами — разницу видно сразу. Для сокращённой недели поменяйте длину смены в настройках табеля.

Табель ведёт работник, назначенный приказом: чаще всего это руководитель подразделения, кадровик или бухгалтер. Подписывают его тот, кто вёл, руководитель подразделения и работник кадровой службы, после чего табель передаётся в бухгалтерию для начисления зарплаты. Хранится табель пять лет, а при вредных или опасных условиях труда — пятьдесят или семьдесят пять лет в зависимости от даты создания.

Никуда. Табель собирается в браузере: и предпросмотр, и PDF формируются на вашем устройстве, на сервер ничего не передаётся. Это важно, потому что в табеле перечислены фамилии сотрудников и их отсутствия. Введённое хранится только в локальном хранилище браузера и стирается кнопкой «Очистить всё».