Штатное расписание: образец и бланк формы Т-3 2026

Прямой обязанности составлять его в Трудовом кодексе нет, а форма Т-3 с 1 января 2013 года применяется добровольно по закону «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. При этом статья 15 определяет трудовые отношения через выполнение работы по должности в соответствии со штатным расписанием, а статья 57 требует указывать такую должность в трудовом договоре. Получается, что документ, на который ссылается договор, в организации должен быть. Проверяющие запрашивают его при разбирательствах о сокращении и о неравной оплате, поэтому отсутствие расписания чаще создаёт проблемы, чем экономит время.

Штатная единица — это объём работы на полную норму рабочего времени. Если должность нужна на неполный день, в расписание ставят долю: 0,5 ставки — половина нормы, 0,25 — четверть. Дробные ставки суммируются в общем итоге, поэтому штат может составлять, например, 12,75 единицы. В форме допускаются доли до сотых. Оклад в графе указывается за полную ставку, а фонд по строке считается уже с учётом доли — калькулятор делает это сам.

Нет. Статья 22 Трудового кодекса обязывает обеспечивать равную оплату за труд равной ценности, поэтому две одинаковые должности в одном подразделении получают одинаковый оклад. Различия в квалификации, стаже, объёме работы и условиях труда проводят через надбавки — для них в форме предусмотрены отдельные графы. Другой законный путь — развести должности по наименованию и содержанию: например, «менеджер» и «старший менеджер» с разными обязанностями.

Вакантная ставка остаётся в расписании: она показывает, что должность в структуре есть, просто человек на неё пока не найден. В графе «Примечание» такую строку помечают словом «вакансия». Это важно при сокращении: работнику обязаны предлагать все вакантные должности, которые он может занять, а перечень их берут именно из штатного расписания. Калькулятор считает занятые и вакантные ставки отдельно.

Он начисляется на всю заработную плату — на оклад и на надбавки, поэтому в расписании его применяют ко всем строкам сразу, одним значением на всё расписание. Размер коэффициента зависит от местности и составляет от 1,15 до 2,0. Задайте процент один раз, и месячный фонд по каждой строке пересчитается. Северная надбавка за стаж работы устроена иначе: она зависит от конкретного работника, поэтому её обычно указывают в трудовом договоре.

Да, штатное расписание вводится в действие приказом руководителя — само по себе оно силы не имеет. В приказе указывают дату введения, количество штатных единиц и месячный фонд оплаты труда, а при замене старого расписания — что оно утрачивает силу. Такой приказ печатается второй страницей PDF, суммы в нём подставляются из расчёта и дублируются прописью.

По мере необходимости. Периодичность нигде не установлена: расписание меняют, когда вводят или сокращают должности, переименовывают их или пересматривают оклады. Есть два пути: издать приказ о внесении изменений в действующее расписание или утвердить новое. Первый удобен для точечных правок, второй — когда меняется многое. При сокращении важно, чтобы новое расписание вводилось не раньше, чем через два месяца после уведомления работников.

Никуда. Расписание собирается в браузере: и предпросмотр, и PDF формируются на вашем устройстве, на сервер ничего не передаётся. Это важно, потому что в расписании перечислены оклады по всем должностям организации. Введённое хранится только в локальном хранилище браузера и стирается кнопкой «Очистить всё».