Служебная записка: образец и бланк

Служебная записка — горизонтальный документ: её пишут между подразделениями или сотруднику того же уровня, чтобы согласовать вопрос. Докладная идёт вверх по подчинённости и сообщает руководителю о факте, который требует решения, — чаще всего о нарушении или происшествии. На практике различие стёрлось, и во многих компаниях любой внутренний документ называют служебной запиской: повод «о нарушении трудовой дисциплины» в бланке как раз даёт докладную по форме.

Единой обязательной формы нет: записка не входит в перечень унифицированных форм. Оформляют её по ГОСТ Р 7.0.97-2016, который введён в действие с 1 июля 2018 года и применяется добровольно, — оттуда берётся состав реквизитов: адресат, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст и подпись. Компания вправе закрепить свой бланк локальным актом, и тогда действует он.

Короткую формулировку темы, отвечающую на вопрос «о чём»: «О премировании Петрова П. П.», «О выделении средств на закупку», «О переводе на другую должность». Заголовок нужен, чтобы документ можно было найти в делопроизводстве, не читая текст целиком. Бланк собирает его автоматически из выбранного повода и данных, но строку можно переписать вручную.

Пункт 3.3 стандарта рекомендует размеры шрифта 12, 13 или 14 и свободно распространяемые шрифты, пункт 3.5 — выравнивать текст по ширине и держать строку реквизита при угловом расположении не длиннее 7,5 см. Бланк печатает шапку в угловом расположении и предупреждает, если строка адресата вылезла за эту длину. Нумерация страниц по пункту 3.2 — посередине верхнего поля, если листов больше одного.

Юридической силы регистрация не добавляет, но именно она доказывает, что документ подан и когда. Если в компании ведётся журнал внутренних документов, номер и дата ставятся при приёме — впишите их в поля бланка. Если журнала нет, надёжный способ тот же, что с заявлением: распечатать два экземпляра и попросить отметку о принятии на своём.

Изложите факт: что произошло, когда, при каких обстоятельствах, — без оценок и эмоций. Дальше решение принимает работодатель, и у него есть сроки из статьи 193 Трудового кодекса: сначала он обязан затребовать письменное объяснение и подождать два рабочих дня, а само взыскание применяется не позднее месяца со дня обнаружения проступка, не считая болезни и отпуска работника. Бланк считает эту дату от указанного вами дня и показывает её отдельно.

Зависит от вопроса и порядка в компании. Записки о деньгах обычно визирует руководитель подразделения, а затем бухгалтерия или финансовая служба; кадровые вопросы — служба персонала. Виза ставится на самом документе: должность, подпись, расшифровка и дата. Если порядок согласования закреплён локальным актом, он и главнее общих правил.

Нет. Записка собирается в браузере: и предпросмотр, и PDF формируются скриптом на странице, поэтому фамилии, суммы и даты не покидают ваш компьютер. Черновик сохраняется файлом к вам на диск.