Помощник/ассистент руководителя — Отель Пушкин

В отель-ресторан «Пушкин» требуется помощник генерального директора.

Ищем организованного, ответственного и самостоятельного сотрудника, который сможет взять на себя организационные, документальные задачи, а также обеспечивать оперативное выполнение поручений.

Обязанности

1. Документооборот

• ведение документооборота организации;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• регистрация приказов, распоряжений, служебных записок и иной внутренней документации;
• подготовка проектов приказов, писем, запросов, уведомлений и других документов;
• контроль подписания и движения документов;
• систематизация и хранение документов;
• ведение электронных и бумажных реестров;
• подготовка документов на подпись генеральному директору;
• контроль сроков предоставления и исполнения документов.

2. Работа с генеральным директором

• планирование рабочего дня руководителя;
• ведение календаря встреч, совещаний и переговоров;
• напоминание о запланированных мероприятиях и задачах;
• организация и координация встреч;
• встреча посетителей руководителя;
• выполнение рабочих и личных поручений;
• контроль исполнения поручений, переданных другим сотрудникам;
• сбор необходимой информации по поручению руководителя;
• оперативное информирование генерального директора о статусе поставленных задач.

3. Совещания и переговоры

• организация совещаний и рабочих встреч;
• подготовка необходимых материалов;
• ведение протоколов совещаний;
• фиксация принятых решений, ответственных сотрудников и сроков;
• контроль выполнения решений по итогам совещаний;
• организация переговоров с партнёрами, подрядчиками и представителями других организаций.

4. Деловая переписка

• ведение деловой переписки;
• подготовка официальных писем и ответов;
• работа с электронной почтой;
• сортировка входящей корреспонденции по степени важности;
• телефонные переговоры;
• взаимодействие с сотрудниками, контрагентами и другими организациями.

5. Отчётность и аналитика

• подготовка отчётов;
• сбор информации от структурных подразделений;
• подготовка аналитических, справочных и информационных материалов;
• работа с таблицами и внутренней отчётностью;
• формирование сводной информации;
• контроль сроков предоставления отчётов;
• оперативный поиск необходимой информации в интернете и других открытых источниках.

6. Договорная работа

• ведение реестра договоров;
• контроль сроков действия договоров;
• контроль наличия оригиналов договоров и дополнительных соглашений;
• сбор документов и реквизитов контрагентов;
• организация подписания документов;
• взаимодействие с бухгалтерией и другими подразделениями по вопросам договорной работы.

7. Работа с персоналом

• поиск кандидатов на открытые вакансии;
• размещение вакансий;
• первичный анализ резюме;
• проведение первичных телефонных интервью;
• организация собеседований;
• ведение базы кандидатов;
• координация выхода новых сотрудников;
• помощь в сборе документов для трудоустройства.

8. Командировки и мероприятия

• организация деловых поездок и командировок;
• заказ авиа- и железнодорожных билетов;
• бронирование гостиниц;
• организация трансферов;
• подготовка маршрутов;
• подготовка документов для командировок;
• организация участия в выставках, конференциях, форумах и других мероприятиях.

9. Взаимодействие с государственными структурами

• подготовка и сбор документов;
• подготовка официальных запросов и писем;
• контроль сроков предоставления документов;
• получение и передача документов;

Требования

• опыт работы помощником руководителя, ассистентом, секретарём, офис-менеджером или на аналогичной позиции будет преимуществом;
• уверенное владение ПК;
• уверенное владение Microsoft Word;
• знание Microsoft Excel: таблицы, фильтры, сортировка, базовые формулы;
• грамотная устная и письменная речь;
• навыки деловой переписки;
• навыки телефонных переговоров;
• понимание основ делопроизводства и документооборота;
• умение работать с договорами и реестрами;
• умение быстро находить, анализировать и систематизировать информацию;
• способность работать с большим объёмом информации;
• умение одновременно вести несколько задач;
• способность самостоятельно определять приоритетность работы;
• готовность соблюдать конфиденциальность служебной и коммерческой информации.

Личные качества

• ответственность;
• исполнительность;
• внимательность;
• точность;
• пунктуальность;
• дисциплинированность;
• организованность;
• стрессоустойчивость;
• коммуникабельность;
• обучаемость;
• тактичность;
• самостоятельность;
• инициативность;
• умение соблюдать деловую субординацию;
• умение работать в режиме многозадачности;
• способность доводить каждое поручение до конечного результата.

Что мы особенно ценим
Нам нужен сотрудник, который не просто получает поручение, а самостоятельно контролирует его выполнение.

Важно:

• фиксировать задачи и договорённости;
• соблюдать установленные сроки;
• контролировать поручения до полного исполнения;
• своевременно напоминать руководителю и сотрудникам о задачах;
• оперативно сообщать о задержках и проблемах;
• не допускать потери документов и информации;
• самостоятельно организовывать свой рабочий день;
• соблюдать конфиденциальность;
• качественно выполнять задачи без необходимости постоянного контроля.

Условия

• работа в отеле-ресторане «Пушкин»;
• непосредственное подчинение генеральному директору;
• полная занятость;
• график работы 5/2;
• ненормированный рабочий день;
• официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• полностью официальная, «белая» заработная плата;
• заработная плата от 50 000 ₽;
• окончательный уровень заработной платы определяется по итогам собеседования с учётом опыта и профессиональных навыков кандидата.