Офис-менеджер — Отдел Сервис СПб

В команду строительной компании ООО «Отдел Сервис СПб» ищем внимательного и организованного сотрудника, который поможет выстроить систему работы с документами (прежде всего договорными) и наладить ежедневную работу офиса.

Мы впервые вводим эту должность. Сотруднику предстоит разобраться в текущих процессах, упорядочить накопленные документы, наладить ведение реестров и архива, установить понятный порядок подписания, отправки и возврата документов. После этого — поддерживать и совершенствовать созданную систему.

В основе нашей работы — доверие. Мы предоставляем самостоятельность и ценим инициативу. Нам важно, чтобы сотрудник сам замечал, что требует внимания, предлагал решения и доводил задачи до результата без постоянного контроля и напоминаний.

Чем предстоит заниматься:

• Наладить регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, ведение реестров договоров с заказчиками и подрядчиками, дополнительных соглашений, актов и прочей договорной документации.
• Организовывать подписание и отправку документов, контролировать возврат подписанных экземпляров от контрагентов.
• Упорядочить и вести бумажный и электронный архив, систематизировать документы по объектам и контрагентам.
• Оформлять письма по готовым материалам, организовывать встречи, контролировать исполнение поручений, выполнять печать, сканирование и проверку документов.
• Организовывать курьерские отправления, работать с почтой, заказывать канцтовары, взаимодействовать с обслуживающими организациями.
• Следить, чтобы в офисе всегда были кофе, вода и вкусняшки, своевременно пополнять запасы.

Что для нас важно:

• Внимательность, аккуратность в документах и умение доводить задачи до результата.
• Уверенная работа с Word, Excel, электронной почтой.
• Умение самостоятельно организовать свою работу, расставлять приоритеты и отслеживать сроки.
• Готовность выстраивать рабочие процессы, проявлять инициативу и отвечать за принятые на себя задачи.
• Опыт налаживания документооборота и работы в строительной компании будет преимуществом.

Условия:

• Заработная плата — 70 000–100 000 рублей на руки (по итогам финального собеседования).
• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Возможен дальнейший рост дохода по мере освоения рабочих процессов компании, расширения зоны ответственности и решения дополнительных задач.
• Дружный коллектив, комфортные условия работы - светлый и просторный офис.
• График: понедельник–пятница, с 9:00 до 18:00.
• Работа в офисе по адресу: Санкт-Петербург, ул. Промышленная, д. 38, корп. 2. Метро Нарвская, недалеко от метро 10 минут.