Офис-менеджер — Представительство ТОО МеталлИнвестАтырау

- Сканирование договоров, спецификаций и любых иных документов, отправка поставщикам
по средствам электронной почты, выгрузка в сетевую папку битрикс для бухгалтерии
- Формирование полного комплекта документов для заключения договоров: сбор реквизитов,
подготовка проектов договоров, согласование с юридической службой.
- Ведение электронного архива договоров, их учет и систематизация. Контроль сроков
действия.
- Подготовка и отправка писем, запросов по электронной почте и др каналам связи.
- Проверка и оформление закрывающих документов (счета, накладные, ТТН) от поставщиков и
перевозчиков, сверка актов (на соответсвие реквизитов, суммы, номенклатуры).
- Подготовка встреч, заказ канцелярии для отдела, коммуникация с бухгалтерией.
- Актуализация карточек контрагентов в 1С, ввод первичных данных.
- Помощь менеджерам в поиске
необходимой для них информации.
- Подготовка простых стандартных отчетов для руководителя.
- Работа с сертификатами: Прием, учет, контроль наличия и систематизация сертификатов
качества (паспортов) на металлопродукцию, поступающих от поставщиков.
- Поддержание в актуальном состоянии списков контактов поставщиков, баланс и
себестоимость, отправка документов
Информационное обеспечение:
- Распечатка и копирование спецификаций, графиков отгрузок для менеджеров и филиалов.
- Тревел-поддержка руководителей.
- Оформление заявок на заводы для получения цен.
- Актуализация данных по отгрузке вагонов с заводов
- Ведение реестра по оплатам, проверка актуальности счетов​​​​​​​