Офис-менеджер — Волкина Оксана Николаевна

Работодатель - производственно -торговая компания, лидер рынка в своём сегменте. Мы расширяем отдел продаж и ищем на постоянную работу опытного офис-менеджера, который возьмёт на себя административную и документационную поддержку команды, наведёт порядок в CRM и текущих процессах и станет надёжной опорой для менеджеров и руководителя отдела.

Чем предстоит заниматься:

• Принимать и распределять входящие звонки, письма и заявки.
• Регистрировать клиентов, сделки и обращения в CRM.
• Контролировать заполнение карточек, наличие задач и актуальность статусов сделок в CRM.
• Готовить документы по шаблонам (договоры, счета, коммерческие предложения, письма, акты) и собирать их на согласование.
• Организовывать встречи, вести календарь руководителя/отдела и напоминать о договорённостях.
• Взаимодействовать с бухгалтерией, складом, логистикой и производством по текущим вопросам отдела.
• Формировать регулярные отчёты по заявкам, сделкам, оплатам и документам.
• Своевременно обеспечивать отдел канцелярией, оргтехникой и необходимыми материалами.

Мы ждём от вас:

• Образование среднее профессиональное или высшее.
• Опыт работы от 1 года в продажах, клиентском сервисе, документообороте или административной поддержке.
• Уверенное владение CRM (желательно amoCRM или аналогичная система): создание и актуализация карточек клиентов и сделок, фиксация обращений.
• Навыки делопроизводства: подготовка договоров, счетов, коммерческих предложений, писем, актов по установленным шаблонам.
• Уверенное владение Excel или Google Таблицами (базовые формулы, фильтры, сортировка, сводные таблицы), Word, электронной почтой, календарём.
• Грамотную устную и письменную речь, умение вести деловую переписку, поддерживать деловую коммуникацию.
• Внимательность к деталям: реквизиты, суммы, контактные данные, статусы сделок.

Личные качества, которые важны для данной работы:

• Организованность и умение вести несколько задач одновременно, соблюдая сроки.
• Клиентоориентированность и доброжелательность в общении с клиентами, коллегами и подрядчиками.
• Исполнительность и точное соблюдение регламентов.
• Ответственность и бережное отношение к коммерческой и персональной информации.
• Стрессоустойчивость при большом потоке обращений и срочных задачах.
• Инициативность в рамках своих полномочий, умение расставлять приоритеты.
• Аккуратность, системность и умение доводить задачи до результата.

Мы предлагаем:

• · Официальное оформление по ТК РФ и полный соц. пакет;
• График работы, 5/2 с 9:00 до 18:00 часов без переработок;
• Формат работы в фоисе компании в г. Севастополь, по ул. Правды.
• Зарплата: фиксированная часть 70 000 рублей в месяц на руки + 30 000 рублей доплата за KPI (при условии выполнения показателей по срокам и качеству).
• Понятные задачи, поддержку команды на старте, "белая" заработная плата.

Как мы оцениваем результат работы:

· Скорость обработки входящих обращений.

· Доля корректно заполненных карточек в CRM.

· Отсутствие потерянных заявок и просроченных поручений.

· Точность подготовленных документов и отчётов.

· Соблюдение сроков подготовки счетов и договоров.

Откликайтесь, если вам близка системная административная работа, у вас есть соответствующий опыт, вы любите порядок в документах и CRM, хотите работать внутри сильной компании.