Акт инвентаризации: образец и бланк 2026

Нет, с 2013 года унифицированные формы Госкомстата перестали быть обязательными: по части 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта. Использовать ИНВ-3, ИНВ-19 и другие привычные бланки можно, но никто не мешает утвердить свою форму. Главное — сохранить обязательные реквизиты из части 2 статьи 9: наименование документа, дату, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, величину измерения, должности и подписи ответственных лиц.

Случаи перечислены в пункте 15 ФСБУ 28/2023, который применяется с 1 апреля 2025 года: перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, при смене материально ответственного лица, при передаче активов в аренду, управление или безвозмездное пользование и при их продаже, при реорганизации и ликвидации, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи, а также при стихийном бедствии и иных чрезвычайных ситуациях.

Активы инвентаризируются по состоянию не ранее 1 октября отчётного года, обязательства — на 31 декабря. То есть пересчитать склад в октябре и использовать эти данные для годовой отчётности можно, а вот сверку расчётов с контрагентами делают на конец года. При смене материально ответственного лица инвентаризация проводится в день приёмки-передачи дел, и откладывать её на удобную дату нельзя.

По каждой позиции сравнивается количество по данным бухгалтерского учёта и фактическое количество, полученное при пересчёте. Превышение факта над учётом — излишек, обратное — недостача. Дальше количество умножается на учётную цену, и получаются суммы. Излишки и недостачи не сворачиваются между собой: даже если по одной позиции излишек, а по другой недостача, в акте они показываются раздельно, а зачёт пересортицы допускается только в исключительных случаях и по решению руководителя.

Можно, но с ограничениями. По статье 241 ТК работник отвечает в пределах своего среднего месячного заработка, если закон не предусматривает полной ответственности; случаи полной ответственности перечислены в статье 243, чаще всего это письменный договор о полной материальной ответственности. По статье 247 работодатель обязан установить размер ущерба и причины его возникновения и истребовать у работника письменное объяснение. Сумму в пределах среднего заработка взыскивают распоряжением не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба (статья 248), а всё, что сверх, — только через суд.

Недостача в пределах норм естественной убыли относится на расходы и с работника не взыскивается: усушка, утруска, испарение — это объективные потери. Нормы утверждаются отраслевыми приказами для конкретных видов товаров, и применяются они только к тем позициям, для которых установлены. В бланке сумма таких потерь вводится отдельным полем и вычитается из недостачи, а остаток и есть та часть, которую придётся списывать на расходы или относить на виновных.

Все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Отсутствие подписи хотя бы одного члена комиссии делает результаты уязвимыми: суды признают такие акты недопустимыми доказательствами при взыскании ущерба. Материально ответственное лицо расписывается дважды: в начале — что все ценности оприходованы и списаны, и в конце — что проверка проведена в его присутствии и претензий к комиссии нет.