Опись документов: образец и бланк 2026

Реестр фиксирует передачу документов другой стороне: контрагенту, в суд, в банк. В нём графы «Наименование документа», «Реквизиты», «Количество листов», «Оригинал или копия», «Примечание», итог по листам и две подписи, «Передал» и «Принял», с должностью, расшифровкой и датой. Внутренняя опись описывает состав одного дела внутри организации, её форма взята из Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77), подписывает её составитель.

По форме из Правил Росархива № 77: графы «№ п/п», «Индекс документа», «Дата документа», «Заголовок документа», «Номера листов дела», «Примечание». Номера листов бланк считает сам: вы указываете число листов каждого документа, на лист попадает диапазон, например «4–6». Итоговая запись содержит число документов цифрами и прописью и количество листов самой описи. Внизу — должность составителя, подпись, расшифровка и дата.

Опись прикладывается к ответу на требование о представлении документов. По статье 93 НК РФ на представление отводится десять рабочих дней, копии заверяются и сшиваются, допускается электронная форма. В шапке описи стоят номер и дата требования, ниже — таблица документов с числом листов по каждому. Бланк считает крайний день от даты получения требования и складывает листы.

Те, что статья 132 ГПК РФ требует приложить к иску: копии для других участников дела, документы об отправке им иска, доверенность представителя, квитанцию об уплате пошлины. Опись помогает суду и вам сверить приложения по числу листов. Оригиналы и копии отмечаются в отдельной графе.

Документы личного дела перечисляются по порядку их подшивки: с датой и номером, числом листов и отметкой «оригинал» или «копия». Итог по листам и число документов прописью бланк пишет сам. Подписывает опись составитель с указанием должности и даты.

Число листов указывается по каждому документу и складывается в итоговой строке. В итоговой записи число документов пишется цифрами и прописью: «Итого документов: 5 (пять)». Для внутренней описи дела добавляется количество листов самой описи. Считайте листы по каждому документу целиком.

Реестр передаваемых документов составляют в двух экземплярах, по одному каждой стороне, и подписывают обе стороны: строки «Передал» и «Принял» с должностью, подписью, расшифровкой и датой. Внутреннюю опись дела и опись личного дела подписывает составитель. Опись для налоговой и для суда подписывает тот, кто подаёт документы.