Персональный ассистент — Vertex CGI

Персональный ассистент основателя международного креативного агентства Vertex

Удалённо | 20–30 часов в неделю | 100 000 ₽/мес.

Vertex — международное креативное агентство, которое создаёт рекламные проекты для крупных мировых брендов на пересечении креатива, CGI, AI и современных технологий.

Мы небольшая, сильная и амбициозная команда, которая реализует проекты глобального масштаба. В Vertex ценят самостоятельность, скорость мышления, инициативу и результат.

Сейчас мы ищем персонального ассистента для основателя агентства — Кирилла Гаврилова, предпринимателя, который развивает международный креативный бизнес и живёт в Дубае.

О роли

Мы ищем человека, который возьмёт на себя организацию личных дел Кирилла: от планирования путешествий и управления расходами до повседневных вопросов, бронирований и организации быта.

Главная цель роли — заметно улучшать качество жизни руководителя без существенного увеличения бюджета.

Нам нужен не просто исполнитель поручений, а человек, который умеет самостоятельно разобраться в задаче, найти оптимальное решение, организовать процесс и довести его до результата.

Наш принцип: не «сделай по списку», а «разберись и реши».

Чем предстоит заниматься

Travel & Lifestyle

• Организовывать путешествия под ключ: маршруты, билеты, отели, трансферы, визовые вопросы, бронирования и досуг.
• Искать интересные места, мероприятия, рестораны и новые возможности в Дубае и других странах.
• Организовывать личные встречи, записи, бронирования и другие повседневные активности.
• Изучать предпочтения руководителя и предлагать решения заранее, не дожидаясь отдельных поручений.

Личные финансы и расходы

• Вести личный бюджет руководителя: фиксировать расходы, контролировать регулярные платежи и подписки.
• Обеспечивать прозрачность расходов: что, когда и на что потрачено.
• Прогнозировать предстоящие траты и согласовывать бюджеты.
• Самостоятельно проводить согласованные оплаты в рамках предоставленных полномочий.
• Искать возможности оптимизировать расходы без потери качества и комфорта.

Организация быта и личных задач

• Координировать бытовые вопросы удалённо: доставки, покупки, сервисы, ремонт, взаимодействие с подрядчиками.
• Находить исполнителей, сравнивать предложения, договариваться об условиях и контролировать результат.
• Решать нестандартные задачи, даже если раньше не сталкивались с подобными запросами.
• Выстраивать простые процессы, благодаря которым повторяющиеся вопросы решаются без участия руководителя.

Планирование и контроль

• Вести календарь личных дел, встреч и регулярных активностей.
• Формировать недельный план задач и отслеживать выполнение.
• Самостоятельно определять следующие шаги, напоминать о важном и предупреждать о рисках.
• Держать руководителя в курсе результатов — коротко, структурированно и по существу.

Кого мы ищем

Обязательные требования:

• Опыт работы персональным ассистентом от 2 лет, желательно с предпринимателями или собственниками бизнеса.
• Английский язык от уверенного B2: свободно решать организационные вопросы, общаться с зарубежными сервисами и подрядчиками.
• Опыт организации международных поездок и решения личных организационных задач.
• Умение работать с бюджетами, таблицами и учётом расходов.
• Высокая скорость поиска информации, принятия решений и выполнения задач.
• Умение работать самостоятельно, без постоянного контроля и подробных инструкций.
• Готовность быть на связи в согласованные часы по времени Дубая.

Для нас особенно важны личные качества:

• Проактивность. Вы не ждёте поручений, а замечаете, что можно улучшить.
• Скорость. Умеете быстро разбираться в новых вопросах и находить работающие решения.
• Забота о деталях. Думаете не только о выполнении задачи, но и об удобстве человека.
• Ответственность. Если взяли задачу, доводите её до результата.
• Находчивость. Не теряетесь в условиях неопределённости и умеете договариваться.
• Финансовая осознанность. Понимаете разницу между разумной экономией и снижением качества.
• Системность. Умеете организовать работу так, чтобы ничего не терялось и не требовало повторных напоминаний.

Почему стоит работать с Кириллом

Прямое взаимодействие с основателем международного бизнеса. Вы будете работать непосредственно с предпринимателем, который строит и развивает креативное агентство на глобальном рынке.

Самостоятельность и доверие. Кирилл ценит людей, которые способны принимать решения и отвечать за результат. Здесь не будет постоянного контроля каждого шага.

Высокая планка и профессиональный рост. Это возможность развивать навыки организации, планирования, переговоров, финансового контроля и решения нестандартных задач.

Разнообразие задач. Международные путешествия, сервисы, организация жизни в Дубае и новые запросы, для которых не существует готовой инструкции.

Возможность влиять на результат. Хорошая работа ассистента здесь измеряется не количеством выполненных поручений, а тем, насколько проще, комфортнее и эффективнее становится жизнь руководителя.

При этом важно понимать: это именно долгосрочная роль персонального ассистента, а не временная ступень к бизнес-ассистированию. Основной фокус — личные, бытовые, финансовые и lifestyle-задачи руководителя.

Условия

• Полностью удалённая работа — можно находиться в любой стране.
• Занятость: ориентировочно 20–30 часов в неделю.
• Оплата: 100 000 ₽ в месяц.
• Гибкий график: вы самостоятельно распределяете время выполнения большинства задач.
• Доступность: важно оперативно отвечать на сообщения в интервале 10:00–21:00 по Дубаю. Это не означает 11 часов непрерывной работы.
• Иногда возникают задачи вечером или в выходные. Постоянных ночных смен нет, личную недоступность можно согласовывать заранее.
• Работа по договору, с возможностью получать оплату в валютном эквиваленте.

Как будет выглядеть успех на этой позиции

Через несколько месяцев Кирилл:

• практически не тратит время на организацию личных дел и повторяющиеся бытовые вопросы;
• понимает, сколько и на что расходует, а все значимые траты прозрачны и согласованы;
• получает готовые решения вместо длинных переписок и необходимости самостоятельно искать варианты;
• уверен, что задачи выполняются вовремя, даже если он о них не напоминает;
• видит, что качество его повседневной жизни становится выше, а расходы остаются под контролем.

Как откликнуться

В сопроводительном письме коротко расскажите:

1. С каким руководителем вы работали и какие личные задачи закрывали самостоятельно?
2. Приведите пример нестандартной задачи, которую вы решили от начала до конца.
3. Расскажите о ситуации, когда вам удалось улучшить качество сервиса или сэкономить бюджет руководителя без потери качества.

Если вам нравится превращать сложные задачи в простые решения, брать ответственность и делать жизнь другого человека заметно удобнее — будем рады познакомиться!