Платёжный календарь и расчёт кассового разрыва

Почему прибыль есть, а денег нет

Кассовый разрыв — это день, когда на счёте кончились деньги, хотя по отчётности компания в прибыли. Так выходит, когда покупатель платит с отсрочкой в сорок пять дней, поставщик просит предоплату, а зарплата и налоги приходятся на середину месяца. Календарь берёт остаток на счёте, все поступления и платежи с датами и считает остаток на конец каждого дня: видно, в какой день он проваливается ниже нуля, насколько глубоко, сколько дней это тянется и какой суммы не хватает, чтобы провала вообще не было.

Повторяющиеся строки — зарплата, аренда, подписки, квартальные налоги — заводятся один раз и дальше размножаются сами, с прижатием к концу месяца: платёж 31 числа в феврале встаёт на 28-е. Отсрочка задаётся отдельным полем: дата в строке означает отгрузку, деньги приходят на N дней позже. Любой платёж переносится прямо в таблице, и календарь тут же показывает, закрывает перенос разрыв или нет.

Расклад целиком лежит в адресной строке, поэтому ссылку можно отправить бухгалтеру или собственнику.

Поступления и платежи

Календарь по дням

Прибыль и деньги на счёте считаются по разным правилам

Выручка попадает в отчёт в день отгрузки или подписания акта. Деньги попадают на счёт в день оплаты. Пока между этими датами стоит отсрочка, два счётчика живут своей жизнью и расходятся тем сильнее, чем длиннее отсрочка и чем быстрее растут продажи. Возьмём один месяц небольшой торговой компании: отгрузка на 790 000 ₽ четвёртого числа с отсрочкой 45 дней, аренда пятого, предоплата поставщику восьмого, зарплата десятого.

Откуда берутся разрывы

Отсрочка покупателям. Сети и крупные заказчики работают по договорам с отсрочкой платежа, и срок этот тянется от нескольких недель до квартала. Всё это время оборотные средства покупателя финансирует поставщик. Чем быстрее растут отгрузки, тем шире яма: новая партия закупается раньше, чем пришли деньги за предыдущую.

Предоплата поставщикам. Деньги уходят до того, как товар превратится в выручку. При закупке из-за рубежа между оплатой и продажей проходит два-три месяца, и всё это время сумма закупки заморожена.

Жёсткие даты. Зарплата, аванс, страховые взносы и НДС привязаны к конкретным числам месяца и сдвигаться не умеют. Из-за этого расходная нагрузка концентрируется, а поступления размазаны по месяцу неровно.

Сезонность. Магазин подарков закупается к декабрю в сентябре, строительная компания к лету — весной. Разрыв в такие периоды закладывается заранее и виден в календаре за несколько месяцев, если горизонт поставить на полгода.

Пятая причина внеплановая: клиент задержал оплату. Одна недельная задержка крупного платежа собирает разрыв там, где по плану его не было. Поэтому календарь полезно пересчитывать при каждом переносе срока со стороны покупателя. Раз в квартал для этого слишком редко.

Что делать с найденным разрывом

Сдвинуть даты. Самый дешёвый ход: перенести платёж поставщику на две недели, разбить крупную сумму на две части, попросить у покупателя частичную предоплату. Инструмент подбирает сдвиг сам и пишет под графиком, на сколько дней нужно отодвинуть конкретную строку, чтобы провал исчез целиком.

Ускорить приход денег. Скидка за досрочную оплату, факторинг, распродажа неликвидных остатков со склада. Считать тут надо цену решения. Скидка за досрочную оплату стоит столько: скидка / (100 − скидка) × 365 / число выигранных дней. Три процента за оплату на 45 дней раньше срока обходятся в 3 / 97 × 365 / 45 ≈ 25 % годовых, и такой ход имеет смысл, пока он дешевле кредита.

Занять. Овердрафт, возобновляемая кредитная линия, займ учредителя. Заём стоит денег, и его цену стоит посчитать до подписания: переплату, ежемесячный платёж и полную стоимость покажет калькулятор кредита. В календаре заём заводится двумя строками — приход в день выдачи и платежи по графику, — и сразу видно, не переносит ли он разрыв на три месяца вперёд.

Самый дорогой вариант — промолчать и просрочить. По договору за это начисляется неустойка, её размер считает калькулятор неустойки. Просрочка по налогам считается по своей ставке — этим занимается калькулятор пеней.

Как считает этот календарь

Остаток берётся на конец дня. Все движения одной даты складываются между собой, и день считается разрывным, когда итог по нему отрицательный. Разрыв — это непрерывная цепочка таких дней; их может быть несколько за период, и каждая показывается отдельной строкой с собственной глубиной и длиной. Минимальная сумма, которой не хватает, равна самому глубокому минусу за весь период: пополнение счёта на эту сумму до начала периода поднимает всю кривую разом и убирает все провалы сразу.

Повтор считается вперёд от даты первого срабатывания. Месячный и квартальный шаг прижимаются к концу месяца от исходного числа: 31 января даёт 28 февраля, а в марте дата возвращается на 31-е. Недельный и двухнедельный шаг считаются в днях. Сдвиг применяется после того, как дата срабатывания вычислена, поэтому отсрочка в 45 дней у ежемесячной отгрузки четвёртого числа даёт приходы 19-го числа через месяц.

Календарь считает все дни подряд и не переносит платежи с выходных: рабочие и праздничные дни здесь не различаются. Для налогов срок при попадании на выходной сдвигается вперёд, для зарплаты — назад, поэтому автоматика тут навредила бы. Свериться с рабочими днями можно в производственном календаре. Точку, в которой выручка покрывает все расходы, считает калькулятор точки безубыточности; он работает с объёмом и ценой, дат в нём нет вовсе. Все вычисления идут в браузере, введённые суммы никуда не отправляются.