Помощник/ассистент руководителя — Первым Делом

Чем предстоит заниматься

Твоя задача — стать тем самым человеком, который снимает с руководителя рутину, чтобы он мог фокусироваться на главном. Работа динамичная: в один момент нужно отправить срочное письмо, в следующий — собрать справку по объекту, а через 10 минут — напомнить о встрече и параллельно организовать показ.

• Держать под контролем несколько потоков одновременно: почта, чаты, календарь, CRM, срочные запросы от клиентов и партнёров — всё это должно быть структурировано и не теряться. Ты будешь вести реестр задач и статусов, чтобы руководитель в любой момент видел: «что сейчас горит», «что в работе», «что закрыто».
• Выполнять короткие, но критически важные задачи за 5–30 минут: собрать мини-справку по объекту (цена, сроки, статус), найти контакты нужного специалиста, подготовить саммари переписки, проверить наличие документа, отправить письмо по шаблону.
• Фильтровать входящий поток и подавать только важное: разбирать почту и чаты, вычленять срочное и критичное, формировать короткие списки «что нужно решить сегодня» с готовыми вариантами действий (например: «Клиент ждёт ответ — есть 2 шаблона, какой используем?»).
• Поддерживать CRM в актуальном состоянии: вносить итоги звонков/встреч, обновлять статусы, проставлять теги и ответственных, чтобы информация не терялась между задачами.
• Быть инициативным помощником: не просто выполнять поручения, а видеть узкие места и предлагать улучшения (например, «Давайте сделаем шаблон для таких писем — это сэкономит 15 минут каждый раз» или «Я нашла более быстрый способ проверять статусы документов»).

Что мы особенно ценим в кандидате (наши ключевые качества)

• Многозадачность и умение держать фокус: ты спокойно работаешь в режиме «пять задач одновременно», не теряешь детали, расставляешь приоритеты и знаешь, что сейчас важнее. У тебя есть свои проверенные методы (чек-листы, таск-трекеры, шаблоны) — поделись ими на собеседовании.
• Честность и прозрачность: если задача не получается или срок срывается — ты сообщаешь сразу, без попыток скрыть проблему. Для нас критично, чтобы руководитель всегда знал реальную картину.
• Доброта и клиентоориентированность: ты умеешь общаться спокойно и уважительно — и с руководителем, и с клиентами, и с партнёрами. Даже в стрессовой ситуации ты сохраняешь доброжелательный тон и помогаешь всем оставаться на одной волне.
• Инициативность: ты не ждёшь, пока тебе скажут, что делать. Видишь, где можно упростить процесс — предлагаешь решение. Замечаешь мелкие недочёты (неверный адрес в письме, пропущенный дедлайн) — сразу исправляешь и сообщаешь.
• Позитивное мышление и энергия: ты заряжаешь команду спокойствием и уверенностью: «Сделаем, разберёмся, всё под контролем». Даже когда день плотный и задачи сыплются одна за другой, ты остаёшься собранным и поддерживающим.

Технические навыки

• Навык быстро и аккуратно работать с таблицами и списками, структурировать информацию
• Грамотная письменная речь, умение формулировать коротко и по делу.

Будет плюсом

• Умение быстро находить и проверять информацию: открытые базы, карты, справочники, рейтинги подрядчиков.
• Навыки работы с шаблонами и простыми автоматизациями: быстрые команды, заготовки писем, чек-листы — чтобы экономить время руководителя.

Условия работы

• [График: 5/2, гибкий, гибрид и т.д.]
• [Место работы: офис, удалённо]
• Прозрачные ожидания и понятные критерии «сделано»: задача закрыта, статус обновлён, руководитель проинформирован.