Бизнес- Ассистент (помощник руководителя) — УК Кволити

Уважаемый соискатель!

Благодарим за интерес к нашей вакансии. В связи с динамичным ростом компании и запуском новых направлений -мы приглашаем амбициозного профессионала.

О нас:
Группа компаний с несколькими направлениями деятельности:

• Многофункциональный комплекс в Тюмени - Док Центр. Арендный бизнес, более 25 тыс м2

• Падел Корты в стадии запуска

• Строительство поселка в Решетниково, в начальной стадии

• Санаторий «Веда» в Тобольске

1. Позиция и основная задача

Искомая позиция: бизнес-ассистент руководителя / Executive Assistant с функциями HR-рекрутера и координатора операционной деятельности.

Основная задача сотрудника — обеспечить руководителю организованный управленческий контур: планирование рабочего времени, организацию встреч и совещаний, контроль поручений и сотрудников, ведение Bitrix24 и документооборота, организацию поездок и логистики, а также самостоятельный подбор персонала.

2. Ключевой принцип работы

Нужен не секретарь, выполняющий отдельные поручения, а самостоятельный бизнес-ассистент, который способен принимать организационные решения в рамках полномочий, доводить задачи до результата и своевременно эскалировать руководителю только вопросы, требующие его решения.

• Высокая самостоятельность и инициативность.
• Системный подход к задачам и срокам.
• Умение контролировать исполнение поручений другими сотрудниками.
• Готовность самостоятельно искать информацию и варианты решения, а не только ждать подробных инструкций.
• Конфиденциальность и корректность при работе с руководителем, сотрудниками и кандидатами.

3. Основные функциональные обязанности

Организация рабочего времени руководителя

• Ведение рабочего календаря руководителя.
• Планирование дня, недели и месяца.
• Формирование приоритетов.
• Организация, подтверждение, перенос и отмена встреч.
• Контроль загруженности календаря.
• Подготовка руководителя к встречам и переговорам.
• Напоминание о важных задачах, встречах, сроках и обязательствах

Планёрки, совещания и протоколирование

• Организация регулярных планёрок и совещаний.
• Формирование повестки совместно с руководителем.
• Подготовка необходимых материалов.
• Ведение протокола встречи.
• Фиксация принятых решений.
• Постановка задач ответственным сотрудникам.
• Фиксация сроков исполнения.
• Контроль выполнения решений совещаний.
• Подготовка руководителю краткой сводки по невыполненным и просроченным решениям.

Контроль задач и сотрудников

• Контроль поручений руководителя.
• Контроль задач руководителей подразделений и подчинённых сотрудников.
• Сбор статусов по задачам.
• Контроль сроков и просрочек.
• Напоминание ответственным о сроках.
• Выявление проблем, блокеров и рисков.
• Эскалация руководителю вопросов, которые требуют его вмешательства.
• Формирование регулярной сводки: выполнено / в работе / просрочено / требует решения руководителя.

Работа в Bitrix24

• Постановка, распределение и контроль задач.
• Контроль просроченных задач.
• Работа с CRM при необходимости.
• Ведение карточек, рабочих групп и задач.
• Контроль исполнительской дисциплины.
• Формирование и поддержание актуальных списков задач.
• Подготовка руководителю отчётов и сводок из Bitrix24.
• Контроль прохождения задач по установленным бизнес-процессам.

Документооборот

• Организация входящего и исходящего документооборота.
• Подготовка документов по поручению руководителя.
• Передача документов на согласование и подпись.
• Контроль подписания и возврата документов.
• Контроль сроков исполнения документов и поручений.
• Работа с договорами, приложениями и сопутствующими документами.
• Подготовка пакетов документов к встречам и переговорам.

Подбор персонала / HR-рекрутинг

• Сбор заявки на подбор и уточнение профиля необходимого сотрудника.
• Подготовка и размещение вакансий.
• Первичный отбор резюме.
• Проведение первичного телефонного/онлайн-скрининга.
• Проведение первичных интервью.
• Организация собеседований кандидатов с руководителем.
• Проверка рекомендаций при необходимости.
• Ведение базы кандидатов и кадрового резерва.
• Контроль выхода сотрудника.
• Контроль прохождения испытательного срока.
• Мониторинг укомплектованности ключевых должностей.

Календарь, поездки и логистика руководителя

• Бронирование авиабилетов и железнодорожных билетов.
• Бронирование гостиниц.
• Организация трансферов и такси.
• Формирование маршрутов поездок.
• Организация командировок.
• Контроль изменений, переносов и отмен.
• Синхронизация поездок с календарём руководителя.

Подготовка информации и аналитических материалов

• Поиск необходимой информации по поручению руководителя.
• Сбор и сравнение нескольких вариантов решений.
• Подготовка таблиц и кратких аналитических справок.
• Сбор коммерческих предложений.
• Подготовка презентаций и материалов к переговорам.
• Подготовка кратких справок по контрагентам, кандидатам, поставщикам и другим вопросам.
• Формирование для руководителя не просто информации, а краткого вывода и возможных вариантов действий.

Координация взаимодействия подразделений

• Передача поручений руководителя ответственным сотрудникам.
• Контроль взаимодействия между подразделениями.
• Организация межфункциональных совещаний.
• Контроль передачи информации и документов.
• Выявление организационных разрывов.
• Контроль выполнения решений руководства.

Контроль обязательств самого руководителя

Ассистент должен выступать внешним контуром памяти руководителя: фиксировать договорённости, обещания и поручения руководителя и своевременно напоминать о них.

4. Ежедневная управленческая отчётность ассистента

Желательно, чтобы в начале рабочего дня руководитель получал короткую сводку:

• Встречи и ключевые события дня.
• Главные задачи руководителя.
• Задачи сотрудников, находящиеся на контроле.
• Просроченные задачи.
• Вопросы, требующие решения руководителя.
• Кандидаты и кадровые вопросы.
• Документы, ожидающие подписи/согласования.
• Ключевые риски и проблемы.

5. Требования к кандидату

• Опыт работы бизнес-ассистентом, ассистентом руководителя, executive assistant, project/office coordinator или в сопоставимой роли.
• Желателен опыт самостоятельного рекрутинга.
• Уверенная работа с Bitrix24 или аналогичными системами.
• Уверенная работа с Excel/Google Таблицами и офисными программами.
• Опыт работы с календарями, мессенджерами и электронной почтой.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Сильные организационные навыки.
• Высокая скорость работы.
• Ответственность за результат, а не только за выполнение поручения.
• Стрессоустойчивость.
• Умение корректно, но настойчиво контролировать других сотрудников.
• Высокая степень конфиденциальности.
• Инициативность и способность самостоятельно искать решения.

6. Личные качества

• Системность.
• Внимательность к деталям.
• Инициативность.
• Проактивность.
• Дисциплинированность.
• Коммуникабельность.
• Тактичность.
• Настойчивость в контроле сроков.
• Ориентация на результат.

Мы предлагаем

• Заработная плата: до 85 000 ₽ (оклад +KPI) на руки

• График: 5/2, полный день (8 часов)

• Формат работы: на месте работодателя

• Место работы: Тюмень, ул. Коммунистическая, 70 кор.3 стр.6

• Корпоративная мобильная связь

• Интересные задачи в растущей компании

• Возможность реализовать профессиональные амбиции и влиять на результат

О нас:
Уютный офис
Дружный коллектив, где поддерживают и помогают
Своя кухня для приема пищи (кофе, чай, все необходимое)
Подарки для детей к праздникам
Корпоративная мобильная связь