Секретарь — Проектно-Строительная Компания Астра

ООО ПСК «Астра» – это стабильная проектно-строительная компания с выстроенными процессами и понятной структурой работы. Документооборот, коммуникации и организация офиса являются важной частью нашей ежедневной деятельности, поэтому мы ищем внимательного и ответственного секретаря, который станет нашей опорой в административных вопросах.

Чем предстоит заниматься:

Делопроизводство и документооборот

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, распределение по ответственным сотрудникам.
• Подготовка, оформление и печать документов по шаблонам: письма, запросы, сопроводительные, доверенности, приказы.
• Сканирование, копирование, прошивка и комплектация документов.
• Контроль подписания и согласования документов, напоминания ответственным.
• Поддержание порядка в бумажном и электронном архиве, оперативный поиск документов по запросу.

Телефония и коммуникации

• Приём входящих звонков, первичная консультация, переадресация на сотрудников.
• Фиксация обращений и передача информации адресатам.
• Взаимодействие с курьерами, контрагентами, сервисными и обслуживающими организациями.

Жизнеобеспечение офиса

• Заказ канцелярии, воды, хозяйственных товаров, расходных материалов для оргтехники.
• Поддержание порядка в приёмной, помощь в организации встреч (чай/кофе при необходимости).

Почта и доставка

• Работа с почтовым агентом и службами доставки: оформление отправлений, контроль трекинга, получение закрывающих документов.
• Еженедельный приём и отправка почты (Почта России), ведение реестра отправлений.
• Подготовка конвертов и вложений, маркировка, оформление описей и уведомлений при необходимости.

Дополнительно

• Административная поддержка руководителя (поручения, организационные вопросы).
• Приобретение авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц для сотрудников.

Кого мы ищем:

Опыт и базовые знания

• Опыт работы секретарём, офис-менеджером или администратором от 1 года.

• Знание основ делопроизводства и документооборота: регистрация, хранение и маршрутизация входящей/исходящей корреспонденции.

• Практический опыт работы с физической почтой и курьерскими службами: оформление отправлений, ведение реестров, трекинг и контроль доставки.

Профессиональные навыки

• Уверенное владение ПК: MS Word, Excel, электронная почта, календарь, мессенджеры.

• Оформление документов по шаблонам: письма, запросы, сопроводительные, доверенности, приказы.

• Работа с оргтехникой: сканер/МФУ, копирование, печать, базовое обслуживание (замена бумаги/картриджа, проверка очереди печати).

• Приём и переадресация звонков: корректная коммуникация, фиксация обращений, передача информации адресату.

• Ведение журналов и реестров (Excel/таблицы): входящая/исходящая корреспонденция, отправления, заявки на офисные закупки.

Личные качества

• Аккуратность и внимательность к деталям: ФИО, даты, номера, вложения, версии документов.

• Системность и умение поддерживать порядок в документах и процессах.

• Коммуникабельность, вежливость и стрессоустойчивость при входящих звонках и срочных задачах.

• Ответственность, дисциплина и соблюдение сроков поручений.

• Умение работать расставлять приоритеты.

• Соблюдение конфиденциальности.

Что мы предлагаем:

• Заработную плату по рынку и компетенциям соискателя;
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Гибкий испытательный срок (1 - 3 месяца);
• График работы: 5/2 с 8.30 до 17.30, пятница сокращенный рабочий день до 17:00;
• Корпоративные мероприятия;
• Безлимитный чай, кофе и сладости.