Офис‑менеджер (с функциями делопроизводителя) — Гагаринг

• Организация и ведение документооборота: разработка и внедрение регламентов, шаблонов, правил регистрации и хранения документов, настройка маршрутов согласования, определение сроков исполнения и контроля.
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции: учёт писем, заявок, претензий, контроль сроков ответов, формирование реестров и журналов учёта.
• Работа с организационно‑распорядительной документацией: регистрация приказов, распоряжений, заявлений сотрудников, служебных записок; контроль ознакомления, ведение журналов регистрации, обеспечение хранения в соответствии с номенклатурой дел.
• Подготовка и отправка корреспонденции: формирование почтовых отправлений, работа с курьерскими службами, отслеживание доставки, ведение реестра исходящих писем.
• Контроль исполнения поручений и документов: мониторинг сроков, напоминания ответственным, формирование сводок по статусам, ведение базы задач по документам.
• Архивация и хранение документов: формирование дел по номенклатуре, подготовка к передаче в архив, обеспечение сохранности и конфиденциальности.
• Административная поддержка офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов, взаимодействие с подрядчиками, координация мелких хозяйственных вопросов.
• Взаимодействие с отделами: консультирование сотрудников по правилам оформления и согласования документов, помощь в подготовке служебных записок, заявлений, справок.

Требования:

• Опыт работы в должности офис‑менеджера/делопроизводителя от 1 года.
• Понимание принципов делопроизводства и архивного хранения, знание номенклатуры дел и сроков хранения документов.
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel), опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) будет преимуществом.
• Навыки настройки и описания бизнес‑процессов на базовом уровне (блок‑схемы, регламенты, чек‑листы).
• Аккуратность, внимание к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.
• Грамотная устная и письменная речь, клиентоориентированность при взаимодействии с внутренними подразделениями.

• Стабильная заработная плата по результатам собеседования.
• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Комфортный офис и оборудованное рабочее место в центре города.
• Оплата питания.