Помощник генерального директора по делопроизводству и контролю поручений, Пенза

О позиции

Мы ищем эксперта, для которого порядок в документах — не просто обязанность, а профессиональная ценность. Эта роль на 70% состоит из классического делопроизводства и на 30% — из контроля исполнения поручений, обеспечивающего управленческий ритм руководителя.

Полное ведение делопроизводства (приоритетная функция)

Организация полного жизненного цикла документа: от создания/получения до архивного хранения или уничтожения.

Входящие и исходящие потоки: прием, первичная обработка, регистрация в СЭД/журналах, сканирование, тиражирование, отправка адресатам (в т.ч. через операторов ЭДО).

Внутренняя организационно-распорядительная документация: подготовка, оформление и выпуск приказов по основной деятельности, распоряжений, служебных записок, протоколов, доверенностей.

Формирование и ведение номенклатуры дел. Систематизация документов текущего года, обеспечение быстрого поиска.

Архивное дело: составление описей, подшивка томов, подготовка к передаче в архив организации (или внешнему оператору), оформление актов на уничтожение.

Обеспечение конфиденциальности: разграничение доступа, соблюдение грифов коммерческой тайны и персональных данных.

2. Контроль исполнения поручений

Ведение реестра поручений ГД (поступающих из внешней переписки, протоколов совещаний, устных распоряжений).

Тайминг и напоминания: ежедневный мониторинг подходящих и истекших сроков.

Сводная отчетность: еженедельная/ежемесячная подготовка аналитики по исполнительской дисциплине.

3. Административная поддержка директора

Организация совещаний под руководством ГД: подготовка повесток, оповещение, протоколирование.

Техническая помощь в подготовке презентаций, служебных писем и иных материалов

Требования:

Образование высшее.

Опыт работы от 4 лет на позициях делопроизводителя, архивариуса, секретаря руководителя с подтвержденной функцией делопроизводства.

Уверенный пользователь СЭД (1С:Документооборот, Directum, DocsVision или аналог), систем ЭДО (Диадок, СБИС), продвинутый MS Excel (сводные таблицы, фильтры, формулы дат для контроля сроков).

• Оформление по ТК РФ.

• График: 5/2, с 9:00 до 18:00.

• Заработная плата по итогам собеседования.