Помощник/ассистент руководителя — Оптима

Офис-менеджер/ассистент руководителя

Документооборот и делопроизводство:
- Полный цикл работы с документацией: приём, регистрация, отправка входящих/исходящих писем, договоров, УПД, спецификаций и актов сверок.
- Контроль правильности оформления первичных документов (реквизиты, суммы, подписи, печати) перед передачей руководителю.
- Организация своевременной передачи документов на подпись руководителям, отслеживание возврата подписанных экземпляров.
- Ведение реестров договоров и актов, систематизация архива (бумажного и электронного) для быстрого доступа.

Административное обеспечение офиса:
- Закупка канцелярии, хозтоваров, воды, расходных материалов — контроль наличия и своевременное пополнение.
- Взаимодействие с поставщиками офисных услуг (аренда, клининг, обслуживание оргтехники).
- Организация встреч, приём гостей, подготовка переговорных, заказ воды/чая/кофе.
- Контроль хозяйственных счетов и расходов, заведение счетов на оплату в 1С.

Исполнение поручений и координация:
- Фильтрация и приоритизация текущих задач руководителя, контроль сроков исполнения.
- Сбор, проверка и подготовка отчётов, писем и материалов по поручению.
- Координация внутренних коммуникаций между отделами для своевременного выполнения задач.
-Работа с Почтой России, СДЭК, курьерскими службами: отправка корреспонденции, отслеживание доставки.

Финансовый и юридический блок (в рамках администрирования):
- Контроль дебиторской задолженности (сверка с контрагентами, напоминания об оплатах).
-Работа в 1С: заведение счетов, первичная проверка документов перед оплатой.
- Подготовка стандартных писем, доверенностей и приказов по шаблонам.