Помощник/ассистент руководителя — Кодекс Технологии

Помощник руководителя IT-компании

40 000 ₽ на испытательном сроке (2 месяца), 60 000 ₽ после. Пересмотр через полгода.

Уфа, ул. Братьев Кадомцевых. Гибрид, на испытательном сроке — офис.

Мы IT-компания из Уфы, участник проекта «Сколково», аккредитованы Минцифры. Делаем собственные продукты для отрасли обращения с отходами. Находим тех, кто копит мусор, но не платит за вывоз. Искусственный интеллект видит каждый контейнер, попавший в мусоровоз. На полигоне взвешиваем каждую машину. Данные сами уходят в государственную систему, без ручной работы. Наши клиенты — предприятия и муниципалитеты по всей России.

Правую руку руководителя. Человека, который наведёт порядок в процессах, сам доведёт задачу до результата и знает, где найти исполнителя, если не умеет сделать сам.

Работа с руководителем

• Планировать рабочий день и неделю руководителя, вести календарь: утром — план на день, в пятницу — план на следующую неделю
• Вести список задач и обещаний руководителя, напоминать о сроках заранее
• Готовить к встречам: справка о клиенте или партнёре, повестка, материалы
• Вести протоколы встреч, рассылать договорённости и следить за их выполнением
• Каждую пятницу — короткая сводка: что сделано, что горит, кто не оплатил, какие торги впереди

Выстраивать работу и автоматизировать

• Описывать повторяющиеся процессы и превращать их в понятные регламенты
• Держать связь со всеми: клиентами, подрядчиками, бухгалтерией, командой

Команда

• Контролировать сроки по поручениям, которые руководитель дал команде
• Организовывать планёрки: повестка, фиксация решений

Торги

• Готовить документы для участия в закупках (44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческие), около 10 процедур в месяц

Документы и финансы

• Запрашивать закрывающие документы у поставщиков, отправлять клиентам
• Собирать, сканировать и передавать документы на аутсорс-бухгалтерию, вести архив
• Готовить счета и акты на подпись, ставить руководителю задачи на оплату

Клиенты

• Сопровождать клиентов по всем продуктам: продления, счета, первичные вопросы, подготовка договоров

Проекты и подрядчики

• Готовить презентации
• Находить и контролировать подрядчиков на сайты, дизайн, разработку и другие задачи, отвечать за результат

Операционка

• Решать текущие офисные и технические вопросы

• Опыт помощника руководителя, офис-менеджера, координатора проектов или похожей роли от 1 года
• Грамотная письменная речь: вы будете писать от имени компании
• Уверенная работа с документами: договор, счёт, акт, допсоглашение
• Excel / Google Таблицы на уровне формул и фильтров
• Спокойно звоните незнакомым людям и договариваетесь
• Умеете находить исполнителей и держать их в сроках

Будет плюсом: опыт в госзакупках, работа с ЭДО, умение пользоваться нейросетями, базовые навыки в конструкторах сайтов и Figma.

• Срываете сроки и не предупреждаете заранее
• Приносите проблему без вариантов решения
• Ждёте, что вам будут напоминать
• Часто говорите «это не моя задача»
• Пропадаете со связи в рабочее время
• Держите договорённости в голове, а не в записях

• Оформление по ТК РФ
• Гибрид после испытательного срока
• График:, 5/2, с 10 до 19, но могут появиться срочные задачи, которые нужно будет выполнять вне графика. Например, звонок с потенциальным клиентом и необходимо к «завтра» подготовить презентацию
• Прямая работа с руководителем, реальное влияние на то, как устроена компания
• Пересмотр зарплаты через 6 месяцев

• Описаны ключевые процессы: торги, закрывающие документы, работа с клиентами
• Документы в бухгалтерию уходят вовремя, без напоминаний
• Четкая структура хранения документов как в бумажном, так и в электронных видах
• Ни одной сорванной подачи на торги
• Найден и запущен хотя бы один подрядчик под реальную задачу

В сопроводительном письме расскажите, какой рабочий процесс вы сами описали или наладили и что это дало. Отклики без письма не рассматриваем. С финалистами — короткое тестовое задание.