Помощник/ассистент руководителя — Портовый Альянс

Функционал:

Организационно-техническое обеспечение деятельности Исполнительного директора Общества

работа в п. Ванино

Мы предлагаем:

• Возможности профессионального развития в Ванинском балкерном терминале АО «Дальтрансуголь»- одном из крупнейших портов в России. В 2025 году предприятие переименовано в "Остерра - порт Тихого океана". Признано лучшей стивидорной компанией.
• Оформление строго по ТК РФ, социальные гарантии.
• Программа поддержки при переезде, предоставление корпоративного жилья.
• Программа заботы о здоровье сотрудников (ДМС).
• Медицинский скрининг здоровья по программе «Угольная отрасль» в рамках ДМС.
• SIM карта с корпоративным тарифом и мобильный телефон.
• Доставка на работу/с работы корпоративным транспортом.
• Корпоративный спорт, конференции, культурные мероприятия.
• Компенсация оплаты питания со скидкой 50%
• Оплата билетов при поездке в отпуск (1 раз в год) для сотрудника и детей, компенсация детских лагерей и т.п.
• Новогодние подарки детям сотрудников, подарки первоклассникам.
• Выплата материальной помощи на рождение ребенка, утрату близкого родственника, в трудных жизненных ситуациях.
• Поддержка и помощь профессиональной команды.

Что нужно уметь:​​​​​​​
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• участвовать в обеспечении информационной безопасности деятельности организации;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездок руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять эффективные способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия, инициируемого Исполнительным директором, индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания, инициируемого Исполнительным директором;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;

• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;

непрерывно совершенствовать деловые навыки, осваивать современные методы организации рабочего пространства исполнительного директора.
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота;

• владеть правилами сервировки и подачи блюд, организации кофе-пауз и чайной церемонии.