Бизнес ассистент / Персональный ассистент собственника бизнеса — Бюро Точных Механизмов

Описание роли: Персональный ассистент для Владельца ювелирного бренда Lardaux

Вот структурированное описание обязанностей личного ассистента руководителя (с фокусом на личные и семейные вопросы):

Основная цель роли

Обеспечение полного сопровождения деловой, личной, частично семейной жизни собственника бизнеса, освобождение его времени от операционных и бытовых задач, контроль исполнения поручений и управление календарём.

1. Управление календарём и временем руководителя

• Ведение и актуализация календаря (встречи, поездки, личные мероприятия)

• Приоритизация задач и встреч

• Напоминание о событиях и подготовка к ним

• Координация изменений и переносов

• Синхронизация личного и рабочего графика

2. Организация поездок и путешествий (руководителя и семьи)

• Полный цикл организации поездок:

  • Подбор направлений, отелей, транспорта

  • Бронирование авиабилетов, трансферов, проживания

  • Планирование маршрутов и программы пребывания

• Подготовка всех сопутствующих документов:

  • Визы, паспорта, страховки

  • Контроль сроков действия документов

• Сопровождение поездок (при необходимости)

• Решение форс-мажоров (задержки, отмены, изменения)

3. Документооборот и личные административные вопросы

• Подготовка и оформление личных документов:

  • Паспорта, визы

  • Страховые полисы

  • Доверенности, заявления, анкеты

• Взаимодействие с государственными органами и сервисами при необходимости

• Контроль сроков действия документов и своевременное обновление

4. Поддержка и организация жизни семьи

Ассистент выступает как координатор ряда бытовых и организационных процессов семьи:

Для взрослых членов семьи:

• Запись к врачам, в клиники, салоны, фитнес

• Организация досуга (рестораны, мероприятия, путешествия)

• Помощь в шопинге (подбор, заказ, возвраты)

Для детей:

• Координация расписания (школа, кружки, секции)

• Организация дополнительных занятий и репетиторов

• Запись в лагеря, школы, кружки

• Сопровождение/организация сопровождения

5. Выполнение личных поручений руководителя

• Выполнение разноплановых задач “под ключ”

• Поиск информации, подрядчиков, услуг

• Организация мероприятий (частных, семейных)

• Решение нестандартных и срочных задач

6. Контроль исполнения поручений

• Фиксация всех задач, поставленных руководителем

• Контроль сроков выполнения

• Напоминание ответственным лицам

7. Офис менеджмент

• выполнение задач по жизнеобеспечению небольшого офиса (заказ воды, канцелярии и прочее

• Встреча и welcome гостей офиса

• различные задачи по взаимодействию с управляюшей компанией, заказ пропусков, документация, входящая и исходящая корреспонденция и проч.

Требования:

• Организованность и планирование: Исключительные навыки тайм-менеджмента и организации работы. Умение самостоятельно планировать свой день и неделю, расставлять приоритеты и следить за тем, чтобы ни одна задача не «упала».

• Знание английского языка на уровне, позволяющем решить вопросы с бронированием зарубежных отелей к примеру (переносом, возвратом и тп), найти любую информацию в стране пребывания и любые другие вопросы, возникающие при нахождении руководителя за рубежом

• Развитые коммуникативные навыки.

• Многозадачность и стрессоустойчивость

• Вкус и эстетика: Чувство стиля. Ухоженный, аккуратный внешний вид, интерес к моде/ювелирке. Чувствительность к бренду - понимание люксового сервиса, деловая скромность без «звездности».

• Готовность быть на связи: Корректно реагирует на важные вопросы вне 9–18 при необходимости.

• Условия компенсации обсуждаются с успешным кандидатом.
• Атмосферный представительский офис в лучшей локации Москва Сити (2 минуты от метро, самая "тихая", спокойная башня IQ Квартал - Аппартаменты Москва Сити, комфортные условия труда и отдыха в офисе)
• Дружелюбная атмосфера в офисе и компании, возможность развития и карьерного роста внутри бизнеса