Ассистент генерального директора / Офис-менеджер — Юта

О компании

Крупный федеральный дистрибьютор промышленного оборудования по стекло-, дерево-, метало- и камнеобработке. Эксклюзивный представитель заводов-изготовителей из Европы и Китая. Полный цикл поставок для производственных предприятий и проектный инжиниринг.

Кого мы ищем

Надежного помощника, на которого можно положиться: берет задачу — доводит до конца — снимает вопрос с повестки. Не теряет детали, не требует контроля, освобождает время руководителя.

Должностные обязанности

1. Обеспечение деятельности Генерального директора (приоритет)

• Планирование и координация рабочего графика: ведение календаря, организация встреч и мероприятий.
• Организация участия в мероприятиях и бизнес-сообществах.
• Обеспечение взаимодействия с топ-менеджментом, структурными подразделениями, сотрудниками и внешними контрагентами.
• Взаимодействие с зарубежными подрядчиками, юристами, нотариусами, бухгалтерами в рамках международных проектов.
• Организация командировок полного цикла: маршруты, билеты, отели, логистика, визы, решение нештатных ситуаций.
• Работа в 1С:ERP по командировкам: служебные задания, счета, расчёт суточных; работа в TRIVIO.
• Закрытие командировок: сбор и проверка чеков, подготовка документов для финансового отдела.
• Сбор данных, консолидация, подготовка проектов решений и предложений по поручениям.
• Подготовка структурированной информации и отчётности.
• Контроль исполнения поручений и соблюдения сроков.
• Сбор и подготовка личных документов, заполнение анкет.
• Организация стратегических сессий: материалы, повестка, извещение участников.
• Выполнение личных поручений Генерального директора.

Работа с календарем:

• Роль «хранителя времени»: защита от ненужных встреч, видение свободных окон и их эффективное использование.
• Напоминание о необходимости периодических встреч с руководителями.
• Поддержание непрерывности работы между встречами: фиксация поручений и контроль возврата к важным вопросам.

2. Административно-хозяйственное обеспечение компании

• Взаимодействие с управляющими компаниями по объектам недвижимости и офисным помещениям.
• Работа с арендаторами: поиск, ведение переговоров, заключение и сопровождение договоров, решение текущих вопросов (в пределах полномочий).
• Формирование и контроль административного бюджета в зоне ответственности.
• Организация ремонта и улучшения офисного пространства (установка перегородок, вендинга, кофемашин, кулеров и иной инфраструктуры) с контролем результата подрядчиков.
• Работа в 1С:ERP: внесение договоров, счетов в оплату.

Координация работы ресепшена и поддержка руководства:

• Взаимодействие со вторым сотрудником ресепшена.
• Прием, распределение и обработка входящих звонков и корреспонденции.
• Организация встреч: бронирование переговорных, оформление пропусков для гостей.
• Подготовка и рассылка писем и документов по заданию руководства.
• Выполнение поручений Операционного директора и руководителей отделов в рамках зоны ответственности.

Хозяйственное обеспечение офиса (на время замещения ответственного сотрудника):

• Заказ канцелярии, продуктов, расходных материалов.
• Контроль чистоты и порядка в офисе (кухня, зоны отдыха).
• Взаимодействие с подрядчиками и обслуживающими организациями.

Требования:

• Образование: Высшее.
• Опыт: Не менее 3 лет в роли ассистента/помощника генерального директора, собственника или первых лиц компании. Понимание специфики работы с руководством высшего звена.
• Навыки: Умение управлять приоритетами и эффективно работать в режиме многозадачности.
• Личные качества: Высокая самоорганизация, ответственность, аналитический склад ума и быстрота мышления.
• Инструменты: Уверенное владение Excel, Google Таблицами и программами для создания презентаций.
• Подход к работе: Привычка доводить начатое до конца и нести ответственность за результат.

Будет преимуществом:

• Опыт работы с 1С:ERP и TRIVIO.
• Практический опыт путешествий.
• Опыт взаимодействия с недвижимостью, арендой и подрядчиками.

Ключевые компетенции:

• Проактивность: Умение самостоятельно выявлять проблемы или возможности и предлагать пути их решения.
• Внимательность: Высокая дотошность при работе с документами и данными.
• Многозадачность: Способность одновременно вести множество задач без потери качества.
• Технологичность: Уверенное владение современными IT-инструментами и быстрое освоение нового ПО.
• Работа с информацией: Навыки поиска, анализа и структурирования данных.
• Коммуникация: Уверенное и корректное общение.
• Конфиденциальность: Абсолютное требование.
• Обучаемость: Желание развиваться и расти профессионально.

Мы предлагаем:

• Команда профессионалов: Сплоченный коллектив, атмосферу взаимопонимания и слаженности.
• Удобная локация: Офис в пешей доступности от станций метро Полежаевская, Хорошевская и МЦК Хорошево.
• Финансовое вознаграждение: Оклад.
• Комфортный режим: График работы с 09:00 до 18:00 и гибким временем обеденного перерыва.
• Официально: Полное оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
• Перспективы роста: Должность ассистента — это отличный старт для дальнейшего карьерного развития внутри компании.

Если вы внимательный, организованный профессионал, готовый стать надежной опорой для первого лица компании, мы будем рады видеть вас в нашей команде!