Администратор офиса/офис-менеджер — Fusion group

Fusion Group — производственная компания полного цикла.
Мы реализуем выставочные стенды, форумы, фестивали, городские мероприятия, арт-объекты, сцены и брендированные пространства под ключ.

У нас собственное производство, сильная проектная команда и быстрый темп работы. Мы работаем с крупными брендами, выставками и мероприятиями, где особенно важны сроки, точность и порядок в процессах.

Сейчас мы ищем специалиста по документообороту, который будет отвечать за порядок в документах с клиентами, подрядчиками и внутри компании.

Эта позиция подойдет человеку, который любит системность, внимателен к деталям и умеет доводить документы до полного закрытия.

Чем предстоит заниматься:

• Вести документооборот с клиентами и подрядчиками.
• Готовить, отправлять и контролировать подписание договоров, приложений, счетов, актов, УПД и закрывающих документов.
• Запрашивать недостающие документы у подрядчиков, клиентов и менеджеров.
• Проверять корректность реквизитов, сумм, дат, подписей и комплектности документов.
• Вести реестры и отслеживать статусы документов по проектам.
• Контролировать сроки получения и подписания документов.
• Передавать полный комплект документов в бухгалтерию.
• Поддерживать порядок в электронном и бумажном архиве.
• Работать с ЭДО, почтой, таблицами и внутренними системами компании.
• Вести административную поддержку офиса.

Вызовы этой роли:

Мы честно говорим о том, что роль требует внимательности, ответственности и умения работать в динамичной проектной среде.

• Точность в деталях
  В документообороте важна внимательность: реквизиты, суммы, даты, подписи, приложения и закрывающие документы должны быть проверены корректно. От качества вашей работы зависит, насколько спокойно закрываются проекты, проходят оплаты и работает бухгалтерия.
• Много подрядчиков и клиентов
  У нас одновременно идет несколько проектов, и по каждому может быть много участников: клиенты, подрядчики, менеджеры, бухгалтерия, производство. Важно уметь держать коммуникацию под контролем, фиксировать статусы и не терять документы в потоке задач.
• Ответственность за результат
  Эта позиция не про «просто отправить документы». Важно видеть процесс целиком: что уже подписано, что находится в работе, чего не хватает, у кого завис вопрос и что нужно сделать дальше. Нам нужен человек, который умеет доводить задачи до завершения.
• Интересные проекты
  Документы будут связаны не с однотипными операциями, а с реальными проектами: выставочными стендами, форумами, фестивалями, городскими мероприятиями, сценами, арт-объектами и брендированными пространствами. Работа динамичная, проектная и разнообразная.

Что для нас важно:

• Опыт работы с документооборотом, договорами, актами, счетами или УПД.
• Понимание логики закрывающих документов.
• Внимательность, аккуратность и ответственность.
• Умение работать с большим количеством документов и задач.
• Способность самостоятельно контролировать сроки и статусы.
• Грамотная коммуникация с коллегами, клиентами и подрядчиками.
• Уверенное владение Excel / Google Таблицами, почтой и офисными программами.

Будет преимуществом:

• Опыт работы с Диадок, СБИС или другим ЭДО.
• Опыт работы в 1С.
• Опыт работы в CRM-системах.
• Опыт работы в проектной, производственной, строительной или event-компании.

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной производственной компании.
• Участие в интересных проектах для крупных брендов, форумов, выставок и мероприятий.
• Понятную зону ответственности.
• Возможность влиять на порядок в документообороте и выстраивать более системный процесс.
• Команду, в которой ценят ответственность, внимательность и умение доводить задачи до результата.

Если вы любите порядок в документах, умеете держать сроки под контролем, спокойно работаете с большим объемом информации и хотите работать в компании с живыми, масштабными проектами — будем рады познакомиться.