Бизнес-ассистент в юридическую компанию в отдел трудового права, Москва

Обязанности:

• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной работы Отдела с соблюдением установленных сроков;
• Принимать поступающую на рассмотрение Работодателя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым непосредственным руководителем решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• Осуществлять подготовку презентаций, коммерческих предложений и иных документов по распоряжению непосредственного руководителя;
• Вести коммуникацию с клиентами и/ или потенциальными клиентами Общества касательно любых запросов, документов, коммерческих предложений, встреч и др.;
• На еженедельной основе заполнять таблицу проектов клиентов Общества и вносить в нее соответствующие изменения в рамках реализации задач клиентов;
• Ежедневно не позднее 11:00 по московскому времени сообщать сотрудникам Отдела о запланированных рабочих задачах и сроках их исполнения;
• Отслеживать, при необходимости, рабочую электронную почту старшего партнера на предмет поступления сообщений от клиентов и/ или потенциальных клиентов с целью их оперативной обработки;
• Отслеживать входящие устные и/ или письменные запросы от клиента и/ или потенциальных клиентов Работодателя и подтверждать их получение со стороны Общества в течение 24 часов с момента их поступления;
• Осуществлять перевод документов с русского на английский/ немецкий язык и обратно;
• Готовить заявки, заявления и другие документы для получения лицензий, разрешений, необходимых для осуществления деятельности Работодателя и клиентов Работодателя;
• Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
• Осуществлять покупку билетов, бронирование отелей, иные поручения, в том числе личные, непосредственного руководителя;
• Принимать документы и личные заявления на подпись Работодателя;
• Обеспечивать качественное и своевременное редактирование документов, передаваемых на рассмотрение Работодателя иными работниками Общества;
• Организовывать проведение телефонных переговоров, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до Работодателя информацию, полученную по каналам связи;
• Осуществлять коммуникацию с работниками Общества, ведущими бухгалтерский учет, своевременно направлять им необходимую информацию, включая отчетные финансовые документы;
• По поручению Работодателя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем любого характера;
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
• Пополнять базу ноу-хау образцами документами, презентациями и иными материалами, полезными для Работодателя;
• Вести картотеку клиентов и реализованных проектов Отдела, в том числе готовить их детальное описание для последующего включения в рейтинги;
• Осуществлять коммуникацию с техническими службами, в том числе IT- специалистами, для обеспечения работников Общества необходимыми условиями для трудовой деятельности;
• Своевременно по запросу непосредственного руководителя готовить и направлять ссылки на онлайн-встречи всем ее участникам;
• Своевременно готовить списки клиентов для поздравлений к основным праздникам и дням рождения;
• Обеспечивать поздравление работников Отдела с днем рождения и другими памятными датами, и праздниками;
• Печатать материалы и вводить текущую информацию в банк данных Работодателя;
• Организовывать прием посетителей Работодателя (при работе на стационарном рабочем месте);
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность;
• Обеспечивать сохранение всех клиентских документов на сервере Работодателя, в том числе направленных клиентом по ссылкам, а также на бумажном носителе, при необходимости;
• Поддерживать работников Отдела и непосредственного руководителя при подготовке клиентских актов для встреч, судебных разбирательств, проверок, аудитов и т.д.;
• Готовить договоры оказания услуг между Работодателем и его клиентами, а также необходимые приложения и дополнительные соглашения к таким договорам, в том числе на иностранных языках, при необходимости;
• Готовить отчеты о деятельности работников Отдела как для клиентов, так и для Работодателя, сообщать работникам Отдела при несвоевременной сдачи отчетности;
• Оплачивать платежные поручения по указанию Работодателя, в том числе налоги в соответствии с суммами и реквизитами, предоставленными главным бухгалтером;
• Вести контроль заполнения, учета проектов, их оплат и распределения доходов и расходов по партнёрской схеме, а также еженедельную сверку этих данных по всем проектам Отдела и старшего партнера в финансовой таблице Общества с финансовым менеджером Общества; регулярно (но не реже чем один раз месяц не позднее 25 числа отчетного месяца) согласовывать эти данные со старшим партнером;
• Вести учет своего рабочего времени, а также рабочего времени работников Отдела;
• Обучать вновь принимаемых работников Общества в Отдел стандартам, техникам и правилам, действующим в Обществе и в Отделе;
• Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя;
• Поддерживать старшего партнера во всех вопросах, связанных с развитием международной практики, а также консультационных услуг, в том числе управленческих в сфере HR и обучения;
• Поддерживать непосредственного руководителя во всех PR-компаниях в сети интернет, СМИ, социальных сетях и мероприятиях;
• Своевременно направлять заявки на выставление счетов клиентам Общества, контролировать сроки оплаты и незамедлительно сообщать непосредственному руководителю о нарушении сроков оплаты; вести, при необходимости коммуникацию с клиентами по оплате счетов Общества и подписанию закрывающих документов.

Требования:

• Высшее образование.
• Английский язык на уверенном рабочем уровне (письменный перевод, переписка, устная коммуникация).
• Знание и уверенная работа с ИИ.
• Желательно знание немецкого языка (приветствуется).
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, электронная почта), знание основ 1С и систем ЭДО будет преимуществом.
• Опыт работы на позиции Office Manager, Personal Assistant, Executive Assistant или Business Assistant от 1 года (юридический / консалтинг опыт приветствуется).