Ассистент по документообороту — Kokoc Group

Привет!

Уже 20 лет Kokoc Group из года в год кратно растет. Нас уже больше 1000 человек, мы вышли на международные рынки, создали мощную базу собственных IT-продуктов, мы трансформируемся и планируем выходить на публичное размещение, переведя бизнес в платформенную модель.

Сейчас мы ищем ассистента в SMM Team, в наш креативный дивизион - человека, который любит порядок в документах, умеет держать процессы под контролем и не теряется в многозадачности.

Обязанности:

• Подготовка договорных документов по проектам: приложений к договорам; дополнительных соглашений; спецификаций на оказание услуг; иных сопутствующих документов за соответствующие отчетные периоды.
• Подготовка новых договоров: для новых проектов; при переводе клиента с одного юридического лица на другое; сбор необходимых учредительных и реквизитных документов; взаимодействие с отделом продаж / тендерным отделом при необходимости.
• Запуск документов на внутреннее согласование: создание задач на корпоративном портале; направление документов на согласование в юридический отдел и бухгалтерию; контроль прохождения согласования; внесение необходимых корректировок.
• Согласование документов с клиентами: направление документов клиенту; получение и обработка комментариев; внесение правок; повторное согласование документов до получения финальной версии.
• Организация подключения контрагентов к ЭДО: сбор необходимых данных; внесение информации в таблицу на подключение к ЭДО; контроль настройки обмена электронными документами.
• Работа с ЭДО и 1С:ДО: загрузка документов в 1С; заполнение необходимых данных для запуска внутренних маршрутов согласования; отправка согласованных документов клиентам через Контур.Диадок; отслеживание статуса подписания документов; контроль получения документов, если клиент самостоятельно направляет их по ЭДО.
• Контроль подписания документов: отслеживание подписания документов обеими сторонами; работа с отклоненными документами и комментариями; контроль повторной отправки исправленных документов.
• Загрузка подписанных документов в проекты на корпоративном портале KIT.
• Подготовка и выставление закрывающих документов по проектам: УПД; актов; счетов; корректировочных и исправительных документов при необходимости.
• Ведение реестра документа для клиента
• Работа с подрядчиками и поставщиками
• Ведение реестра документов от подрядчиков и поставщиков: контроль наличия договоров, приложений, актов, счетов и иных документов; отслеживание статусов согласования и подписания.
• Запуск документов подрядчиков на согласование: создание задач на корпоративном портале либо контроль задач, созданных менеджерами; взаимодействие с юридическим отделом и бухгалтерией; контроль внесения необходимых правок.
• Контроль поступления документов от подрядчиков по ЭДО.
• Запуск согласованных документов на подписание в 1С.
• Контроль получения закрывающих документов и актов от подрядчиков.
• Заведение счетов и заявок на оплату подрядчиков , поставщиков, от менеджеров
• Ведение реестра заявок и счетов на оплату для контроля сроков и статусов оплаты.
• Создание и оформление гарантийных писем для подрядчиков и поставщиков, организация их согласования и подписания.
• Добавление и корректное отражение расходов подрядчиков в соответствующих проектах. Отчетность по рекламе
• Подготовка и подача отчетности в ОРД через MediaScout.

• Опыт работы с 1С, 1С:ДО, Контур.Диадок, ЭДО, корпоративными порталами, Google Таблицами / Excel, договорами, УПД, актами, счетами и ОРД.
• Внимательность и аккуратность — умение замечать ошибки в датах, суммах, реквизитах, номерах договоров и формулировках;
• Ответственность — понимание того, что от своевременного оформления документов напрямую зависят оплаты и закрытие проектов;
• Системность — способность одновременно вести большое количество проектов и документов на разных этапах;
• Умение работать в режиме многозадачности — параллельно взаимодействовать с менеджерами, клиентами, подрядчиками, бухгалтерией и юридическим отделом;
• Обучаемость — готовность разбираться в новых процессах, требованиях клиентов и внутренних регламентах.

• Гибкое начало рабочего дня и график: мы работаем с понедельника по пятницу, формат работы удаленный. У нас нет жесткого контроля за графиком, главное, чтобы задачи выполнялись вовремя;
• Дружную команду: ценим юмор, проводим корпоративы, организовываем клубы по интересам, квизы и другие мероприятия для общения с коллегами не только по рабочим задачам;
• Обучение и развитие: лекции, воркшопы, обмен опытом внутри команды, софинансирование профессионального обучения, возможность роста;
• Здоровые взаимоотношения: для нас важны честность и открытость, каждому из наших сотрудников предоставляется всесторонняя поддержка, возможность получения карьерных консультаций и индивидуальный план развития внутри компании;
• Дополнительные бонусы: ДМС, программа лояльности, корпоративный университет, скидки от партнеров, программа материальной помощи и другие различные мероприятия для сотрудников