Офис-менеджер — ГК Металлэнергохолдинг

Группа Компаний «МеталлЭнергоХолдинг» приглашает офис-менеджера с функцией административного помощника руководителя. В зоне ответственности — ежедневная организация работы офиса, документооборот, координация встреч и рабочих поручений руководителя. Ищем самостоятельного и системного специалиста, который умеет держать под контролем сроки, документы и организационные вопросы.

Мы работаем в промышленном B2B-сегменте и взаимодействуем с подразделениями продаж, закупок, инженерного и производственного направлений. Поэтому в этой роли особенно важны деловая коммуникация, аккуратность, конфиденциальность и способность быстро переключаться между задачами без потери качества.

Что будет в вашей зоне ответственности

• Обеспечение бесперебойной работы офиса: канцтовары, вода, расходные материалы, хозяйственные и административные заявки.

• Приём и распределение входящей корреспонденции, организация отправки писем и посылок через курьерские службы.

• Встреча посетителей, подготовка переговорных комнат, организация внутренних встреч и деловых мероприятий в офисе.

• Взаимодействие с курьерскими службами, управляющей компанией, подрядчиками и поставщиками по административным вопросам.

• Контроль порядка в офисных процессах и своевременное решение текущих организационных вопросов.

• Ведение и актуализация реестров договоров, спецификаций, писем, счетов и другой рабочей документации.

• Сканирование, систематизация, архивирование, передача и контроль возврата документов.

• Подготовка деловых писем, служебных записок, сопроводительных документов и типовых административных материалов.

• Контроль подписания и движения документов в пределах своей зоны ответственности.

• Ведение рабочих таблиц, списков, реестров и сводной информации по поручению руководителя.

• Ведение и актуализация рабочего календаря руководителя: встречи, созвоны, совещания и контроль изменений в расписании.

• Подготовка материалов к совещаниям: документы, краткие справки, повестки, перечни вопросов и необходимая исходная информация.

• Фиксация рабочих поручений, контроль согласованных сроков и корректные напоминания ответственным сотрудникам.

• Сбор, проверка комплектности и консолидация информации от подразделений для руководителя.

• Организация служебных командировок: билеты, гостиницы, маршрут, календарь поездки и необходимые организационные материалы.

• Подготовка деловой переписки, организационных сообщений и ответов по поручению руководителя.

• Работа с конфиденциальной информацией, документами и внутренними данными компании с соблюдением деловой этики.

• Выполнение иных административных поручений руководителя, связанных с рабочей деятельностью компании. Личные бытовые поручения в функционал вакансии не входят.

Что важно для успешной работы

• Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём, координатором или помощником руководителя от 1 года.

• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и календарями; опыт работы в 1С или CRM будет преимуществом.

• Грамотная устная и письменная речь, умение вести корректную деловую переписку.

• Умение расставлять приоритеты, одновременно вести несколько задач и контролировать сроки исполнения.

• Высокая внимательность к деталям: датам, суммам, реквизитам, документам и договорённостям.

• Дисциплинированность, пунктуальность, тактичность и умение соблюдать конфиденциальность.

• Спокойная и профессиональная коммуникация с руководителями, сотрудниками, клиентами, подрядчиками и посетителями офиса.

Что мы предлагаем

• Официальное трудоустройство по ТК РФ и полностью официальную заработную плату.

• Заработная плата 65 000–85 000 ₽ на руки. Конкретный уровень предложения в пределах вилки определяется по итогам собеседования и зависит от релевантного опыта, самостоятельности, уровня административных навыков и опыта поддержки руководителя.

• График 5/2, полный рабочий день, офисный формат работы.

• Современный офис в центре Екатеринбурга, БЦ «Высоцкий»; для сотрудников предусмотрен оплачиваемый паркинг.

• Понятную зону ответственности: офисные процессы, документооборот и административная поддержка руководителя без размывания роли на несвязанные функции.

• Работу в промышленной группе компаний с несколькими направлениями бизнеса, проектными задачами и филиальной структурой.

• Возможность развивать компетенции в административном управлении, документообороте и работе с руководителем.

Кому подойдёт эта роль

Эта позиция подойдёт человеку, которому комфортно быть организационным центром офиса: поддерживать порядок в документах, контролировать сроки, заранее замечать организационные риски и снимать с руководителя рутинные административные вопросы.

Нам важен не просто исполнитель, а надёжный координатор: человек, который умеет самостоятельно собрать информацию, предложить понятный следующий шаг, зафиксировать договорённости и довести задачу до завершения.

Как откликнуться

В сопроводительном письме кратко расскажите, какие офисные и административные задачи вы вели самостоятельно, работали ли с календарём и поручениями руководителя, какие реестры и документы сопровождали и как контролировали несколько параллельных задач.