Администратор - секретарь — Архитектурно-проектная мастерская АРТ ПРОЕКТ

• Обеспечение жизнедеятельности офиса:
• Поддержание порядка и чистоты в офисных помещениях.
• Контроль за состоянием офисной мебели, оборудования и коммуникаций, своевременное уведомление руководства о неисправностях.
• Организация и контроль работы хозяйственных служб (уборка, охрана, техническое обслуживание).
• Заказ и контроль наличия канцелярских принадлежностей, расходных материалов, воды, чая, кофе и других необходимых для работы предметов.
• Управление офисным пространством, в том числе организация размещения сотрудников, рабочих мест, зон отдыха.
• Организация документооборота и делопроизводства:

Прием, регистрация, распределение и отправка входящей и исходящей корреспонденции.

Ведение номенклатуры дел, формирование и хранение архива документов в соответствии с установленными правилами.

Подготовка и оформление документов по поручению руководства (письма, приказы, распоряжения, служебные записки и т.п.).

Контроль за своевременным исполнением документов и поручений.

Обеспечение конфиденциальности и сохранности служебной информации.

• Административно-хозяйственная поддержка:

Встреча посетителей, партнеров и клиентов компании, организация их комфортного пребывания.

Обеспечение организации и проведения внутренних мероприятий (совещания, тренинги, корпоративные мероприятия).

Взаимодействие с поставщиками услуг (ремонтные бригады, курьерские службы, типографии и т.п.), заключение договоров и контроль их исполнения.

Ведение учета офисных расходов, формирование отчетности по хозяйственным затратам.

• Информационная поддержка и коммуникации:

Поддержание актуальности контактной информации сотрудников и партнеров.

Работа с телефонными звонками, их распределение и переадресация.

Обеспечение работы оргтехники (принтеры, копировальные аппараты, сканеры), своевременный вызов мастера при необходимости.

Помощь в организации внутреннего информирования сотрудников.

• Другие поручения:

Выполнение иных поручений руководства, связанных с обеспечением деятельности компании, не противоречащих трудовому законодательству.

• Отличное знание русского языка и владения навыками делового письма;
• Знание и соблюдение норм деловой этики;
• Высшее образование (Русский язык и литература / Документационное обеспечение управления и архивоведение - будут являться конкурентным преимуществом кандидата);
• Опыт работы на аналогичной позиции не менее 3 лет;
• Готовность к работе с ненормируемым рабочим днем;
• Умение обрабатывать большой объем информации;
• Навыки владения компьютерной, оргтехникой, ПО, Internet, работы в информационных системах, использования цифровых услуг и сервисов по сбору информации на уровне опытного пользователя.

• Пятидневная рабочая неделя (график 5/2), с 8:00 до 17:00 или с 9:00 до 18:00 ;
• оформление по ТК РФ;
• З/П от 70 000;
• годовое премирование.