Офис-менеджер — СтройЭнергоСистемы

О компании

ООО «СтройЭнергоСистемы» — специализированный поставщик энергетического и электротехнического оборудования для объектов генерации и распределения электрической энергии.

Мы работаем с крупными региональными сетевыми компаниями (РСК), генерирующими организациями и подрядчиками энергетической отрасли. Участвуем в тендерах по 223-ФЗ и коммерческих закупках, взаимодействуем с крупными банками-кредиторами.

В связи с открытием нового офиса (второй офис Группы) мы формируем небольшой, но амбициозный коллектив. Нам нужен человек, который станет «заботливым центром» офиса и правой рукой руководителя по всем хозяйственным и организационным вопросам.

Почему стоит работать с нами:

• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня, заработная плата «белая».
• ДМС после прохождения испытательного срока (до 3-х месяцев).
• Ежегодная премия по итогам работы (KPI).
• Корпоративные мероприятия 2 раза в год (все расходы за счет компании).
• Уютный офис площадью 170 м² всего на 12 человек — нет огромного потока людей и духоты открытого пространства.

Чем предстоит заниматься:

Организационная и документная работа (ядро функционала):

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции (бумага и электронная почта), регистрация, сканирование и распределение документов по папкам.
• Работа с договорами: обработка, регистрация, сканирование, систематизация.
• Взаимодействие с курьерскими службами (СДЭК, Почта России) и такси: отправка/получение документации, формирование заявок, ведение реестров отправок.
• Взаимодействие с контрагентами и банками по вопросу оригиналов документов и банковских гарантий (БГ).
• Работа в 1С: Документооборот, заказ билетов и гостиниц для командированных сотрудников.
• Подготовка и передача первичной документации на склад МКС (Управление).
• Ведение реестра платежей и передача данных в финансовый отдел.

Хозяйственное обеспечение (забота об офисе):

• Заказ воды, контроль чистоты кулеров, отслеживание расходных материалов.
• Своевременный заказ канцелярии, бакалеи, хозтоваров (контроль бюджета и остатков).
• Взаимодействие с IT-специалистами и провайдерами по вопросам связи и техники.
• Контроль за работоспособностью офисной техники (принтеры, МФУ) и вызов мастеров.
• Мелкий хозяйственно-бытовой ремонт (замена лампочек, прибить полку и т.п.).

Административная поддержка и представительские функции:

• Встреча и сопровождение посетителей (контрагенты, кандидаты) — создаем «вайб» дружелюбного офиса.
• Оформление электронных пропусков в здание через систему Промстройпроект.
• Выезды в госорганы (ФССП, ФСС, суды) с пакетами документов.
• Доставка документов контрагентам по городу (на такси за счет компании).
• Обработка входящих телефонных звонков (маршрутизация).

Критерии отбора (мы ищем именно тебя, если...)

Обязательные требования:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или секретарем с широким функционалом от 1 года.
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel) и знание 1С: Документооборот (желательно, так как весь архив строится там).
• Понимание процесса регистрации входящей/исходящей документации.
• Наличие среднего профессионального или высшего образования.
• Готовность к выездам по городу (доставки, такси, госорганы) — до 3 раз в неделю по мере необходимости.

Личные качества (не просто слова, а необходимость):

• Проактивность — вы видите, что нужно пополнить запасы или вышел из строя принтер, и решаете это без напоминаний.
• Ответственность — документация в нашей сфере (тендеры, банки) требует дотошности, ошибки недопустимы.
• Гибкость — у нас живой бизнес, задачи могут меняться, и возникать срочные поручения.
• Дисциплинированность и пунктуальность.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в строительной, энергетической или производственной сфере.
• Знание логистики (курьерские службы) и работы с Почтой России.

Условия работы:

• ЗП: 100 000 руб. на руки.
• Годовая премия по результатам работы ( до 1 оклада).
• Испытательный срок: до 3 месяцев (зарплата на период испытания не снижается).
• ДМС после испытательного срока.
• Подарки на день рождения.
• Офис: Современное здание, пешая доступность от метро (новый офис — Комсомольский проспект, 42стр. 1).

Адрес нового офиса: м. Фрунзенская / Спортивная, Комсомольский проспект, д. 42, стр.1.
(Собеседование проводим в головном офисе — м. Шаболовская, «Централ Парк Тауэр», либо онлайн).

Как попасть к нам:
Откликайтесь на вакансию. Резюме с полной информацией ( фотографией)- рассматриваются в-первую очередь. Первичный этап — онлайн-звонок с HR. Финал — встреча в нашем головном офисе (м. Шаболовская) или повторная онлайн-встреча с руководителем.