Специалист административно-хозяйственного отдела (АХО) — ЛЮКСЭЙР

Основная цель должности — обеспечение бесперебойной административно-хозяйственной деятельности компании, исправного состояния объектов и корпоративного автопарка, своевременного обеспечения подразделений необходимыми материальными ресурсами. Обязанности:
1. Административно-хозяйственное обеспечение

• Организация административно-хозяйственного обеспечения объектов компании.
• Контроль состояния помещений, рабочих зон, складов, раздевалок и иных объектов.
• Организация текущих хозяйственных, ремонтных и монтажных работ.
• Организация обустройства и оснащения помещений, рабочих мест и производственных зон.
• Контроль исправности и сохранности хозяйственного имущества.
• Организация вывоза мусора и поддержания надлежащего состояния объектов.
• Подготовка предложений по улучшению и переоборудованию помещений.

2. Обеспечение производственных подразделений

• Оформление пропусков в Битрикс 24
• Сбор и обработка заявок подразделений на необходимые материалы, оборудование, мебель и хозяйственные товары.
• Организация закупки материалов и оборудования для производственных работ.
• Обеспечение производственных подразделений необходимым инвентарем и хозяйственными ресурсами.
• Организация закупки, сборки и установки мебели, шкафов, стеллажей и иного оснащения.
• Контроль своевременного обеспечения подразделений необходимыми ресурсами.

3. Работа с объектами компании

• Организация хозяйственных и ремонтных работ на объектах компании.
• Подготовка помещений к эксплуатации.
• Участие в подготовке проектов обустройства и переоборудования помещений.
• Организация ремонтных, строительных и монтажных работ.
• Контроль качества и сроков выполнения работ подрядными организациями.
• Приемка выполненных строительных и монтажных работ в пределах компетенции, контроль устранения выявленных недостатков.

4. Вентиляция и инженерное оснащение

• Организация работ по обеспечению производственных помещений необходимыми инженерными системами.
• Подготовка исходной информации и технических заданий для подрядчиков.
• Поиск подрядных организаций и получение коммерческих предложений.
• Организация закупки необходимого оборудования и комплектующих.
• Контроль проведения монтажных работ.
• Участие в приемке выполненных работ.
• Организация закупки и своевременной замены расходных материалов и фильтров для окрасочных камер.

5. Корпоративный автопарк

• ГСМ закупка и отслеживание , мойка авто, топливные карты
• Организация эксплуатации корпоративного автопарка, контроль технического состояния автомобилей.
• Организация регулярных осмотров транспортных средств.
• Организация технического обслуживания и ремонта автомобилей.
• Выявление неисправностей и дефектов автомобилей.
• Организация взаимодействия с сервисными организациями.
• Контроль сроков и качества ремонта.
• Контроль расходов на техническое обслуживание и ремонт автомобилей.
• Планирование предстоящего ремонта и обслуживания автопарка.
• Контроль сезонной подготовки автомобилей, включая состояние и своевременную замену шин.
• Подготовка предложений по повышению надежности и удобства эксплуатации корпоративного транспорта.
• Организация медосвидетельствования водителей

6. Лизинговые автомобили

• Организация подготовки автомобилей к возврату из лизинга.
• Проведение предварительного осмотра транспортных средств, выявление повреждений и дефектов, организация устранения выявленных недостатков.
• Взаимодействие с арендодателями/лизинговыми компаниями по вопросам состояния и возврата автомобилей.
• Контроль готовности автомобилей и необходимой документации к возврату.
• Организация и контроль ремонтных работ, выполняемых за счет арендодателя/лизингодателя, если это предусмотрено условиями взаимодействия.

7. Документационное сопровождение автопарка

• Подготовка и ведение документации по корпоративному автотранспорту, подготовка и контроль путевых листов.
• Контроль своевременной передачи необходимых документов , контроль наличия и актуальности документов по автомобилям.
• Формирование и ведение отчетности по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту автопарка.

8. Закупочная деятельность

• Формирование потребности в хозяйственных, строительных и производственных материалах в рамках компетенции.
• Поиск поставщиков и подрядчиков, получение и сравнение коммерческих предложений.
• Организация закупок хозяйственных товаров, мебели, строительных материалов, металла, оборудования и расходных материалов.
• Контроль сроков поставки, анализ затрат по поставщикам и отдельным категориям закупок, контроль рациональности расходов.
• Подготовка информации для согласования бюджетов на ремонт, обслуживание и хозяйственные нужды.

9. Работа с поставщиками и подрядчиками

• Поиск поставщиков, сервисных и подрядных организаций.
• Проведение переговоров в пределах предоставленных полномочий, получение и анализ предложений.
• Согласование сроков выполнения работ и поставок.
• Контроль выполнения подрядчиками принятых обязательств, контроль качества выполненных работ.
• Оперативное решение вопросов при нарушении сроков или выявлении недостатков.

10. Планирование и отчетность

• Формирование планов хозяйственных и ремонтных работ.
• Планирование обслуживания и ремонта автопарка.
• Контроль сроков выполнения поставленных задач, ведение отчетности по административно-хозяйственной деятельности.
• Подготовка информации о выполненных работах, текущих задачах, затратах, проблемах и рисках.
• Своевременное информирование руководства о необходимости дополнительных расходов, ремонта или закупок.
• Формирование предложений по оптимизации хозяйственных расходов.

11. Управление рисками

• Своевременное выявление рисков, связанных с эксплуатацией помещений, оборудования и автотранспорта.
• Контроль рисков увеличения сроков и стоимости ремонтных работ, контроль зависимости выполнения работ от подрядчиков и поставщиков.
• Заблаговременное планирование сезонных закупок и обслуживания.
• Информирование руководства о выявленных рисках и подготовка предложений по их минимизации.

Требования:

• Среднее специальное образование
• Опыт работы в сфере АХО
• Умение работать с документами
• Знание ПК на уровне уверенного пользователя (Word, Excel, 1С)
• Ответственность, пунктуальность, умение работать в режиме многозадачности, коммуникабельность и исполнительность
• Грамотная устная и письменная речь

Условия:

• Официальное трудоустройство, согласно ТК РФ
• Стабильная заработная плата - оклад 150 000р на руки + 20 000 KPI
• График 5/2 , с 09:00-18:00

КОРПОРАТИВНЫЕ ПРИВИЛЕГИИ:

• Программа привилегий «Best Benefits»
• Программа заботы о сотрудниках при непрерывном стаже работы (дополнительные дни отдыха за выслугу лет)
• Доп. выходной на ДР