Администратор офиса / координатор отдела продаж (медицинские изделия) — Бонабайт

Bonabyte разрабатывает и производит индивидуальные медицинские изделия и программное обеспечение для хирургии: имплантаты из титана и PEEK для реконструктивной и челюстно-лицевой хирургии, нейрохирургии, травматологии и ветеринарии. Наши клиенты - врачи и медицинские учреждения по всей России.

Человека, который держит порядок в документах и заказах и на котором сходятся клиенты, инженеры, производство и бухгалтерия. Это офисная роль без плана продаж: вы сопровождаете заказы от заявки врача до отгрузки и закрывающих документов, ведёте участие в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ и отвечаете за то, чтобы в офисе всё было под рукой.

Медицинское образование и знание имплантатов не требуются - продукту и внутренним процессам обучим.

Координация заказов и клиентов

• Принимать входящие обращения врачей и клиник (телефон, почта, мессенджеры), регистрировать их в CRM и передавать инженерам.
• Вести каждый заказ по статусам: сроки, недостающие материалы и данные, согласования, напоминания клиенту о нужных действиях.
• Быть связующим звеном между клиентом, инженерами, производством и бухгалтерией; информировать клиента о ходе работы.

Документы по сделкам

• Готовить коммерческие предложения, счета, договоры, спецификации и дополнительные соглашения по шаблонам.
• Оформлять закрывающие документы (акты, УПД, ТТН), отправлять их по ЭДО и контролировать возврат оригиналов.
• Контролировать оплаты и дебиторскую задолженность, вести реестр договоров и клиентскую базу в CRM и 1С.

Закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ

• Отслеживать закупки медицинских учреждений в ЕИС и на площадках, готовить заявки и пакет документов для участия.
• Оформлять контракты, протоколы разногласий и дополнительные соглашения по итогам торгов.
• Готовить документы о приёмке и размещать их в ЕИС; вести переписку с заказчиками по исполнению контрактов.

Отправки изделий

• Готовить отправки: комплектовать сопроводительные документы (паспорт изделия, регистрационные и разрешительные документы, накладные), оформлять курьерские и транспортные отправления, отслеживать доставку.
• Взаимодействовать с курьерскими службами и транспортными компаниями, вести учёт отправок.

Офис

• Заказывать канцелярию, расходные материалы, воду и всё, что нужно для работы офиса и производства; вести учёт расходов.
• Принимать корреспонденцию, встречать курьеров и гостей, решать небольшие хозяйственные вопросы, выполнять поручения руководителя.

• Опыт от 1 года на позиции координатора отдела продаж, офис-менеджера, специалиста по сопровождению контрактов или администратора клиники.
• Уверенная работа с первичными документами: счета, договоры, акты, УПД. Понимание, как устроен документооборот с юрлицами.
• Грамотная письменная и устная речь, внимательность к цифрам, срокам и договорённостям.
• Уверенный Excel, почта, мессенджеры; способность вести несколько задач параллельно и ничего не терять.
• Спокойное и вежливое общение с требовательными клиентами по телефону.
• Самостоятельность: разобраться в новом процессе, довести задачу до результата, а не только принять её.

• Опыт участия в закупках по 44-ФЗ / 223-ФЗ, работа в ЕИС и на электронных площадках.
• Опыт в медицинской компании, клинике или дистрибуции медицинских изделий.
• Опыт оформления отправок через СДЭК, Boxberry, «Деловые линии» и другие транспортные компании.
• Работа с CRM (Битрикс24, amoCRM).

• От 100 000 ₽ на руки, официальное оформление по ТК РФ, выплаты два раза в месяц.
• Понятная зона ответственности и работа в небольшой команде, которая сама разрабатывает и производит медицинские изделия.
• Полное обучение продукту, процессам и внутренним системам.
• Рост в сторону руководителя бэк-офиса или менеджера по сопровождению ключевых клиентов; при желании — в продажи, но это не обязательный трек.
• Офис у Карамышевской набережной, график 5/2 с 9:00 до 18:00 (или по договорённости).

В сопроводительном письме коротко ответьте на два вопроса:

1. С какими документами по сделкам вы работали (счета, договоры, акты, УПД, ЭДО) и в каких системах — 1С, CRM, ЕИС?
2. Приходилось ли вам готовить отправки или участвовать в закупках по 44-ФЗ / 223-ФЗ? Если да — что именно делали.

Отклики без ответов на вопросы рассматриваем в последнюю очередь.