Junior Event Manager / Координатор музейных проектов — Октава

Ищем Junior Event Manager / координатора проектов в команду музея.

Это позиция для человека, который хочет развиваться в арт-менеджменте, культурном и event-продакшне и работать с выставками, публичной программой, партнерскими проектами и специальными событиями.

Вы будете помогать программному директору / куратору / продюсеру вести операционную часть проектов: держать сроки, документы, коммуникацию и подготовку событий под контролем.

Главное: нам нужен человек, который не просто выполняет отдельные поручения, а помогает проектам случаться — вовремя и без потери деталей.

Что нужно будет делать

• Вести несколько проектов одновременно: задачи, таймлайны, дедлайны, дорожные карты.
• Фиксировать договоренности, ответственных и следующие шаги, контролировать выполнение.
• Вести коммуникацию с подрядчиками, художниками, спикерами, партнерами и командой.
• Запрашивать сметы, материалы и документы.
• Работать с договорами, счетами и актами вместе с бухгалтерией и административной командой.
• Координировать подготовку мероприятий: подрядчики, оборудование, участники, логистика, тайминг.
• В день события помогать команде и оперативно решать организационные вопросы.
• Собирать и структурировать презентации, ссылки, тексты, фотографии и референсы.
• Искать необходимые ресурсы и подрядчиков, собирать варианты и предлагать решение.
• Вести общий трекер задач и заранее сообщать о рисках по срокам.

Что для нас важно

Самостоятельность и проактивность.
Если нужно найти подрядчика, материал или оборудование, вы сначала самостоятельно разбираетесь в вопросе и приходите с вариантами решения.

Умение расставлять приоритеты.
Параллельно могут готовиться выставка, мероприятие и партнерский проект. Нужно уметь быстро переключаться, не теряя остальные задачи.

Коммуникация.
Вы можете самостоятельно запросить документы, уточнить срок, напомнить о задаче и довести переписку до результата. Вежливая настойчивость — часть этой работы.

Внимание к деталям.
Неработающая ссылка, неправильная дата, забытый акт или неподтвержденный подрядчик могут повлиять на весь проект.

Понимание зоны ответственности.
Если решение нужно найти — мы ждем инициативы. Если решение уже принято — важно быстро и качественно его реализовать без лишних согласований.

Мы ожидаем

• грамотную письменную и устную речь;
• самоорганизацию и ответственность за сроки;
• умение самостоятельно искать информацию и быстро разбираться в новых задачах;
• способность структурировать большой объем информации;
• уверенную работу с Google Docs / Sheets / Slides или аналогами;
• готовность к более интенсивному ритму перед открытиями и мероприятиями;
• интерес к культурным проектам и event-продакшну.

Будет преимуществом: опыт организации мероприятий, работы с подрядчиками, базовым документооборотом и брифами; опыт в event-агентстве, музее, галерее или другом креативном проекте.

Большой опыт не обязателен. Важнее способность быстро учиться, ответственность и желание развиваться в профессии.

Позиция подойдет тому, кто хочет дальше расти в сторону арт-менеджмента, продюсирования культурных проектов или event/project management и увидеть весь цикл проекта — от первых договоренностей до запуска события.

Мы ищем не человека «на поручения», а координатора, который сможет постепенно брать на себя значительную часть операционной работы по проектам.

Тестовое задание

Представьте: через 3 дня открытие музейного мероприятия на 80 человек.

На 11:00:

• подрядчик по оборудованию не прислал договор и счет;
• спикер задерживает финальную презентацию;
• в презентации для гостей не работает ссылка;
• фотограф просит время приезда и бриф;
• до завтра нужно найти и купить 15 метров ткани;
• бухгалтерия срочно просит уточнить реквизиты подрядчика;
• руководителю к 16:00 нужен статус проекта.

Задание

1. Расставьте задачи по приоритету.
К каждой коротко поясните логику.

2. Напишите:

• сообщение подрядчику по оборудованию;
• сообщение спикеру;
• короткий бриф фотографу.

3. Подготовьте статус для руководителя на 16:00:
что сделано / что в работе / где есть риск / что требуется от руководителя.

4. Вы нашли подходящую ткань в трех магазинах. Что вы сделаете дальше, прежде чем писать руководителю?

Ответ — одним документом. Красивое оформление не требуется.

Нам важно увидеть, как вы расставляете приоритеты, коммуницируете и самостоятельно двигаете задачи к результату.