Специалист по документообороту и договорной работе — Морева дизайн

MOREVA — студия архитектуры и дизайна. Мы работаем с частными и корпоративными заказчиками и ищем человека, который возьмет на себя договорную работу, документооборот и взаимодействие с бухгалтерией.

Нам нужен внимательный, системный специалист, который умеет держать документы и сроки под контролем: не просто отправить договор или акт, а проследить, чтобы документ был корректно подготовлен, согласован, подписан, зарегистрирован и находился на своем месте.

Обязанности

Договорная работа

• подготовка договоров, приложений и дополнительных соглашений по шаблонам компании;

• проверка и вычитка договоров: реквизиты, суммы, сроки, условия оплаты и приложения;

• выявление спорных условий и передача их на согласование руководителю или юристу;

• контроль согласования и подписания документов.

Документооборот

• ведение реестра договоров и документов;

• регистрация входящей и исходящей документации;

• контроль наличия подписанных экземпляров;

• систематизация и хранение документов;

• работа с ЭДО.

Закрывающие документы и бухгалтерия

• подготовка счетов, актов, УПД и других закрывающих документов;

• контроль их подписания и возврата;

• сбор и проверка реквизитов контрагентов;

• контроль комплектности первичной документации;

• взаимодействие с бухгалтером по текущим вопросам.

Юридическое сопровождение

• базовая проверка договоров и документов;

• взаимодействие с внешним юристом по нестандартным вопросам.

Дополнительно

• отправка и получение оригиналов документов;

• взаимодействие с курьерскими и административными сервисами;

• помощь в текущих организационных вопросах офиса.

Требования

● опыт работы с документооборотом, договорами или первичной бухгалтерской документацией от 1 года;

● понимание структуры договора и основных принципов договорной работы;

● понимание, что такое счет, акт, УПД, дополнительное соглашение, приложение к договору;

● базовое понимание юридических аспектов работы с договорами;

● уверенное владение Word, Excel, Google Docs и Google Sheets;

● грамотная письменная и устная речь;

● высокая внимательность к цифрам, реквизитам, срокам и формулировкам;

● умение систематизировать большой объем информации;

● способность самостоятельно контролировать сроки и доводить задачи до результата;

● умение корректно взаимодействовать с заказчиками, подрядчиками, бухгалтером и сотрудниками компании.

Будет преимуществом:

● опыт работы с ЭДО / Диадок;

● опыт подготовки первичных бухгалтерских документов;

● опыт работы с 1С;

● базовые знания гражданского законодательства.

Что для нас особенно важно

Мы ищем человека, для которого «задача выполнена» означает не «я отправил письмо», а «документ получен, проверен, согласован, подписан, зарегистрирован и находится в нужной папке».

Важно уметь самостоятельно замечать несоответствия: неправильные реквизиты, отсутствие приложения, несовпадение суммы, даты или условий договора — и поднимать вопрос до того, как это превратится в проблему.

Мы ценим аккуратность, самостоятельность, ответственность и любовь к порядку.

Условия

● работа в стабильной архитектурно-дизайнерской компании;

● непосредственное взаимодействие с руководителем компании и бухгалтером;

● понятная зона ответственности и возможность самостоятельно выстроить систему документооборота;

● График: 16 часов в неделю

● формат работы: гибрид

● место работы: г. Хабаровск, ул. Льва Толстого 3

● оформление: ГПХ

● заработная плата: от 30000р до 40000р