Личный помощник генерального директора — Секретория

Я ищу человека, который станет моей правой рукой.

Моя нынешняя помощница уходит в декретный отпуск, поэтому мне нужен новый человек, которому я смогу доверить самое ценное — мое время, мой календарь и организацию моего рабочего дня.

Сразу немного обо мне.

Я предприниматель, генеральный директор. У меня одновременно много проектов, встреч, людей, идей и задач.

Я энергичный и эмоциональный руководитель. Быстро думаю, быстро принимаю решения, могу за пять минут придумать несколько новых задач и тут же переключиться на следующую.

И да — я могу быть хаотичной.

Поэтому мне совершенно не нужен еще один хаотичный человек рядом.

Мне нужен человек, который умеет превращать мой хаос в систему.

Если я сказала: «Надо встретиться с Ивановым», — мне не хочется через неделю вспоминать, встретились мы или нет.

Если во время разговора появилась задача — она должна быть зафиксирована.

Если у меня пять встреч в разных местах — кто-то должен заранее понять, что физически я туда не успею.

Если я увлеклась новым проектом и забыла про то, что было запланировано вчера, — мне нужно об этом напомнить.

Причем иногда придется сказать мне: «Татьяна, нет. Мы это сегодня не успеем. Давайте определим, что действительно важно».

И я буду вам за это благодарна.

Что нужно будет делать:

— полностью вести мой календарь;

— планировать рабочий день и понимать (через 3 месяца) приоритеты. планирования;

— назначать, переносить и координировать встречи;

— напоминать мне о договоренностях, сроках и обещаниях;

— фиксировать задачи, которые появляются в течение дня, и следить, чтобы они не потерялись;

— контролировать исполнение моих поручений другими сотрудниками;

— собирать необходимую информацию и выдавать мне уже структурированный результат;

— организовывать поездки, билеты, бронирования, встречи и мероприятия;

— решать часть личных организационных вопросов;

— коммуницировать от моего имени с сотрудниками, партнерами и другими людьми;

— постепенно научиться понимать мой ритм настолько хорошо, чтобы часть вопросов решать еще до того, как я о них вспомнила.

Какого человека я ищу:

В первую очередь — очень организованного.

Если ваш собственный календарь постоянно разваливается, эта работа точно не для вас.

Вы должны получать внутреннее удовольствие от того, что из десяти разрозненных задач получается понятный план и не впадать в уныние от того что вы только что красиво собрали нужно поменять и пересогласовать.

Мне нужен человек, который:

— внимателен к деталям;

— обладает хорошей памятью, но при этом ничего не держит только в голове;

— умеет фиксировать договоренности;

— способен самостоятельно расставлять приоритеты;

— не боится принимать решения в рамках своих полномочий;

— умеет работать в быстром темпе;

— спокойно относится к тому, что планы могут поменяться несколько раз за день;

— не теряется от эмоциональности руководителя;

— умеет мягко, но настойчиво возвращать меня к договоренностям;

— не ждет инструкции на каждый следующий шаг;

— умеет общаться с людьми разного уровня;

— грамотно говорит и пишет;

— хорошо владеет компьютером, мессенджерами, календарями, таблицами и современными цифровыми инструментами.

И еще одно очень важное качество — инициативность.

Мне не нужен человек, который скажет:

«Вы мне этого не поручали».

Мне нужен человек, который увидит проблему и придет ко мне уже с вариантом решения:

«Я увидела, что здесь может возникнуть проблема. Предлагаю сделать вот так».

Вот это мой человек.

Что вы получите взамен:

Вы будете работать непосредственно рядом с генеральным директором и предпринимателем и увидите бизнес не с позиции одной функции, а целиком.

Это работа, в которой очень быстро растешь.

Через вас будут проходить переговоры, проекты, управленческие решения, новые идеи и огромное количество разных бизнес-задач.

Я требовательный руководитель. Но если человек берет ответственность и дает результат — я доверяю ему, даю самостоятельность и возможность расти.

Мне хочется найти человека надолго.

Не просто помощника, который будет ставить встречи в календарь.

А человека, про которого через некоторое время я смогу сказать:

«Без нее я уже не представляю, как можно было все это успевать».

Если, читая эту вакансию, вы подумали: «Вот! Наводить порядок в таком хаосе — это как раз мое», — значит, нам точно стоит познакомиться.