Ведущий специалист по аккредитации ПТО/ Заместитель руководителя отдела аккредитации, Новосибирск

Компания ищет внимательного, дисциплинированного и самостоятельного специалиста в отдел аккредитации ПТО. Роль предполагает не только работу с документами, но и участие в координации процессов отдела. Нам нужен не просто исполнитель, а сотрудник, который может быть правой рукой руководителя, не боится ответственности и умеет достигать результатов.

Обязанности:

• Подготовка документов для обеспечения процесса аккредитации ПТО:

  • договоры аренды, субаренды, подряда движимого и недвижимого имущества;

  • товарные накладные, инвентаризационные карточки, договоры аренды оборудования и другие подтверждающие документы;

  • трудовые договоры, договоры ГПХ, должностные инструкции и сопутствующие кадровые документы.

• Контроль электронного и бумажного документооборота отдела аккредитации.

• Организация обмена оригиналами документов с регионами через Почту России и курьерские службы и контроль наличия, сохранности и актуальности оригиналов бумажных документов в офисе.

• Контроль заполнения электронных реестров: поверки, оборудование, сайты и другие внутренние таблицы.

• Контроль наличия печатей организаций и порядка их использования.

• Работа с государственными и открытыми информационными системами: ЕГРН, ЕГРЮЛ, Контур.Фокус, Руспрофайл, Аршин.

• Взаимодействие с сотрудниками группы компаний по вопросам сбора, проверки и согласования документов.

• Контроль сроков выполнения задач по аккредитации и своевременное информирование руководителя о рисках, задержках и проблемных участках.

• Распределение отдельных задач между сотрудниками отдела по поручению руководителя.

• Проверка качества подготовленных документов перед передачей руководителю или внешним сторонам.

• Поддержание порядка в реестрах, папках, шаблонах и архиве отдела.

• Участие в настройке и улучшении внутренних процессов документооборота.

• Замещение руководителя отдела на период отпуска, командировки или временного отсутствия: контроль текущих задач, коммуникация с регионами и смежными подразделениями, приоритизация срочных вопросов.

• Работа с конфиденциальной информацией и документами, требующими внимательности, аккуратности и соблюдения внутренних процедур.

Требования:

• Высшее образование, желательно юридическое.

• Опыт работы с документооборотом, договорами, кадровыми или регистрационными документами.

• Уверенное владение офисными программами: Word, Excel, электронная почта, облачные папки, таблицы.

• Умение быстро искать и проверять информацию в интернете и открытых источниках.

• Понимание основ документооборота, договорной работы и деловой переписки.

• Высокая внимательность к деталям.

• Хорошая память и способность держать в фокусе несколько параллельных задач.

• Самостоятельность, организованность, умение доводить задачи до результата.

• Способность контролировать не только свои задачи, но и общий ход процессов в отделе.

• Умение расставлять приоритеты, задавать уточняющие вопросы и быстро включаться в новые темы.

• Исполнительность, дисциплинированность, ответственность.

• Спокойное отношение к большому объему однотипных документов.

• Готовность брать на себя больше ответственности и развиваться до управленческой роли.

Будет преимуществом:

• Опыт работы помощником руководителя, ведущим специалистом, координатором отдела или заместителем руководителя.

• Опыт в юридическом отделе, отделе аккредитации, лицензирования, сертификации, кадровом делопроизводстве или договорной работе.

• Опыт взаимодействия с филиалами, регионами или несколькими юридическими лицами внутри группы компаний.

• Навык ведения реестров, контроля сроков и проверки комплектности документов.

Условия:

• Работа в офисе в Новосибирске.

• График: 5/2, с 10:00 до 19:00.

• Суббота и воскресенье - выходные.

• Формат работы: только офис, удаленный и гибридный формат не рассматриваются.

• Заработная плата: от 75 000 рублей.

• Условия оформления обсуждаются на собеседовании.

• Возможность роста до полноценной роли заместителя руководителя отдела при успешном погружении в процессы.

Кому подойдет эта работа:

Тем, кто любит порядок в документах, умеет внимательно работать с деталями, не теряется в большом количестве параллельных задач и готов постепенно брать на себя управленческую ответственность. В этой роли важны аккуратность, надежность, дисциплина, зрелость и способность держать под контролем не только отдельные документы, но и весь процесс.