Офис-менеджер — Архитектурное бюро Базис

Обязанности:

→ Документооборот:
• Вести реестр договоров и доверенностей: номера, даты, контрагенты, сроки, статусы и места хранения оригиналов;
• Контролировать процессы согласования и подписания документов: организовывать рассылку, отслеживать статусы и своевременно напоминать ответственным;
• Проверять комплектность договоров и сопроводительных документов: подписи, печати, приложения, спецификации;
• Организовывать обмен оригиналами с контрагентами, сканирование и размещение документов в электронной системе хранения;
• Формировать и поддерживать в порядке бумажный и электронный архив;
• Вести учёт выдачи документов и местонахождения оригиналов;
• Контролировать получение закрывающих документов и их своевременную передачу в бухгалтерию;
• Работать с курьерскими службами и почтой: организовывать отправки, оформлять описи и отслеживать доставку;
• Принимать входящую корреспонденцию, в том числе от государственных органов и судов, передавать её ответственным сотрудникам и контролировать сроки обработки.

→ Хозяйственная поддержка офиса:
• Встречать гостей и организовывать приём делегаций, мероприятий и кейтеринга;
• Контролировать наличие канцелярии и хозяйственных товаров;
• Координировать клининг, курьерскую и транспортную логистику, а также решение мелких хозяйственных вопросов;
• Поддерживать порядок в офисе, на кухне и в переговорных комнатах.

→ Поддержка руководителя:
• Собирать и систематизировать необходимые документы;
• Готовить письма, справки и другие материалы по запросу;
• Выполнять оперативные поручения руководителя и контролировать их исполнение.

• Внимательность и аккуратность при работе с документами;
• Умение системно работать с большим объёмом информации;
• Способность одновременно вести несколько задач, расставлять приоритеты и не терять детали;
• Ответственность и привычка доводить задачи до результата;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Вежливость и корректность в общении с гостями, подрядчиками и коллегами;
• Самостоятельность, организованность и высокий уровень исполнительности.

Условия:

Заработная плата по результатам собеседования.

График работы 5/2 с 09.00 до 18.00 / с 10.00 до 19.00.

Оформление в соответствии с ТК РФ.

Креативный дружный коллектив, возможность развития и обучения, уютный офис в трех минутах от метро "Пушкинская / Тверская / Чеховская".