Операционный менеджер | Координатор бизнес-процессов | Project Manager (международный мувинг), Владикавказ

International Cargo — компания в сфере международных переездов «от двери до двери»: упаковка, погрузка, международная перевозка, таможенное оформление, доставка и разгрузка.

У нас уже есть продажи, международная логистика, снабжение, HR, финансы, маркетинг, а также amoCRM с собственной кастомизацией и ERP-система.

Сейчас задача:

сделать так, чтобы компания работала не за счёт постоянного ручного контроля собственника, а за счёт понятных процессов, ответственных, сроков, показателей и автоматизации.

Для этого мы ищем Операционного менеджера / координатора бизнес-процессов.

1. Разбираться, как реально работает компания

Нужно будет общаться с сотрудниками и руководителями направлений, задавать вопросы и постепенно разбираться во всём цикле работы компании.

Ваша задача — уметь вытащить знания из эксперта, понять логику его работы и превратить её в понятный и управляемый процесс.

2. Описывать и улучшать бизнес-процессы

Например:

Клиент оставил заявку → менеджер выяснил данные → логист сделал расчёт → менеджер презентовал предложение → клиент согласился → подготовили договор → выставили счёт → получили оплату → передали перевозку в исполнение.

Нужно разобраться:

• где начинается и заканчивается процесс;
• какой результат должен быть на выходе;
• кто отвечает за каждый этап;
• какие данные нужны для работы;
• сколько времени должен занимать каждый этап;
• где возникают задержки и ошибки;
• где сотрудники вручную передают друг другу информацию;
• что должно фиксироваться в CRM;
• где нужны чек-листы и контроль;
• что можно упростить или автоматизировать.

После этого — не просто нарисовать красивую схему, а добиться, чтобы новый процесс реально заработал.

3. Создавать и внедрять регламенты, инструкции и чек-листы

В компании уже накоплены инструкции и знания по разным направлениям. Нужно собрать их в единую систему, доработать недостающее и организовать внедрение.

Принцип работы:

эксперт объясняет профессиональную часть → вы задаёте вопросы → структурируете информацию → с помощью AI создаёте черновик → эксперт проверяет профессиональную правильность → вы доводите материал до готового регламента / инструкции / чек-листа и внедряете его в работу.

4. Находить места, где компания теряет время и деньги

Например:

• менеджеры слишком долго ждут расчёт от логистов;
• новый лид долго остаётся без первого звонка;
• сотрудники несколько раз запрашивают одну и ту же информацию;
• договор приходится переделывать;
• после упаковки изменился объём груза, но клиенту вовремя не сделали перерасчёт

Задача операционного менеджера — не просто потушить очередной пожар, а разобраться:

«Почему эта проблема возникла и что нужно изменить в процессе, чтобы она не повторялась?»

5. Устанавливать нормативы и контрольные показатели

Например:

• новая заявка должна быть обработана за X минут;
• стандартный расчёт должен вернуться в продажи за X времени;
• договор должен быть подготовлен за X времени;
• запрос на поиск нового подрядчика должен быть обработан за X часов.

Вместе с руководителями направлений нужно будет определять разумные нормативы, настраивать их фиксацию и видеть отклонения план / факт.

Нас не интересует регламент ради регламента.

Нас интересует ответ на вопрос:

«Процесс действительно работает так, как мы договорились, или нет?»

6. Координировать взаимодействие между направлениями

В компании есть:

• продажи;
• международная логистика;
• снабжение;
• финансы;
• маркетинг;
• HR;
• административный блок.

Вам не нужно становиться профессиональным руководителем всех этих направлений. Но нужно видеть стыки между ними.

Например:

Продажи → Логистика → Финансы → Договор → Оплата → Исполнение.

Если на одном из переходов регулярно возникает проблема, нужно найти причину, предложить решение, определить ответственных и организовать внедрение изменений.

7. Постепенно брать на себя проведение операционных планёрок

Одна из задач — подготовка и проведение общей операционной планёрки компании.

В формате:

план → факт → отклонение → причина → решение → ответственный → срок → проверка результата.

На первых этапах собственник компании будет активно участвовать в таких встречах и передавать вам понимание бизнеса.

По мере вашего роста вы будете всё больше забирать организационную часть операционного управления на себя.

-------------------------------------

8. Участвовать в развитии CRM и ERP

У компании есть amoCRM с собственной кастомизацией и ERP-система, а также разработчик, который занимается технической реализацией.

Ваша задача — постепенно стать связующим звеном между бизнесом и разработкой:

проблема бизнеса → описание процесса → требования → задача разработчику → проверка → внедрение.

• Вы любите превращать хаос в понятную систему;
• автоматически раскладываете сложную задачу на этапы;
• любите таблицы, схемы и структуру, но не ради самих таблиц;
• задаёте много уточняющих вопросов;
• способны самостоятельно разобраться в новой предметной области;
• замечаете противоречия и потерянные зоны ответственности;
• не любите ситуацию «непонятно, кто отвечает»;
• умеете доводить задачи до закрытого результата;
• способны спокойно напоминать сотрудникам о сроках и добиваться выполнения договорённостей;
• не боитесь взаимодействовать с разными людьми;
• способны одновременно держать несколько процессов и проектов;
• нормально относитесь к большому количеству новой информации;
• быстро обучаетесь

• полностью удалённая работа;
• график 5/2, с 9:00 до 18:00 по Москве;
• доход на стартовом уровне — 30 000–80 000 ₽ на руки, в зависимости от опыта и уровня самостоятельности;
• работа напрямую с собственником и ключевыми сотрудниками компании

У позиции есть понятная траектория:

Координатор бизнес-процессов → Операционный менеджер → Руководитель операционного блока.

На первом этапе вы будете разбираться в процессах вместе с собственником и руководителями направлений, описывать их и внедрять изменения.

Следующий уровень — самостоятельно управлять сквозными процессами между отделами, показателями, план / фактом и проектами автоматизации.

Дальнейший рост — переходить от координации отдельных процессов к операционному управлению компанией.

Рост дохода привязан не ко времени работы, а к уровню самостоятельности, сложности процессов, которые вы способны держать, и объёму операционного управления, который вы можете снять с собственника.

Не нужно писать длинное сопроводительное письмо.

Представьте ситуацию.

В компании международных переездов процесс выглядит примерно так:

Клиент оставляет заявку.
Менеджер связывается с ним и собирает информацию.
Логист рассчитывает перевозку.
Иногда для расчёта логисту приходится дополнительно искать подрядчика.
Менеджер получает цену и презентует её клиенту.
Если клиент согласен, другой сотрудник делает договор и выставляет счёт.
После оплаты заказ передают логисту в исполнение.

При этом иногда логист отвечает менеджеру через несколько часов, менеджер передаёт не все необходимые данные, а после упаковки меняется объём и приходится делать перерасчёт.

Кратко ответьте на два вопроса:

1. Как бы вы структурировали этот процесс?

Не нужно знать международную логистику. Нас интересует ваш способ мышления.

2. Какие 7–10 вопросов вы бы задали нам прежде, чем начинать улучшать этот процесс?

Можно ответить коротко.

Нам гораздо интереснее увидеть, как вы думаете, какие проблемы замечаете и какие вопросы задаёте, чем получить идеальную теоретическую схему.

До встречи!

International Cargo