Бизнес-ассистент руководителя — Api Media

Бизнес-ассистент управляющего партнёра

операционное управление · проекты · координация | Владимир, офис | полная занятость

Обо мне

Меня зовут Руслан Джамалутдинов, я управляющий партнёр API Media. Внутри действующего агентства с нуля строю новую коммерческую структуру: развиваю продукт «стратегический бизнес-дизайн» , масштабирую продажи основной линейки и развиваю тендерное направление, также совместно с собственником реализую новую стратегию развития. Параллельно направление продаёт весь портфель агентства: сайты и разработку, SEO, контекстную рекламу, брендинг, видео и motion.

• Президентская программа подготовки управленческих кадров (2016–2017), MBA по стратегии — МИМ ЛИНК (2020–2021). Диплом технического ВУЗа с отличием
• С 2011 года — собственные бизнесы и проекты в соучредительстве: монтаж инженерных систем, производство и продажа спортивных покрытий (более 1000 оборудованных залов), онлайн-ритейл спортивного оборудования и ряд других проектов
• 2022–2024 — реставрация объектов культурного наследия. С нуля создал тендерный отдел с автоматизированной системой оценки торгов, выиграл и реализовал более десяти проектов по России
• Более 15 построенных отделов продаж. Автор книги по управлению продажами «Продажный манипулятор»
• Сейчас стратегический партнер в API Media

Выгода для вас: стратегия, продажи, тендеры и операционное управление — области, в которых я работал руками. Задачи будут приходить с контекстом и критерием результата, а не с формулировкой «разберись сам»

Миссия должности

Превратить поток задач и возможностей вокруг направления — стратегические проекты, тендеры, выступления, коммерческий процесс, подрядчики — в управляемую систему, в которой ничего не теряется, каждое обязательство доведено до результата и ничто не держится на одном человеке.

Что вы будете делать

1. Проектное сопровождение стратегических проектов

• Ведение проекта «Бизнес-дизайн. Стратегия» от подписания до защиты результатов: план-график, контрольные точки, статус для клиента
• Сбор исходных данных с клиента: запрос документов и цифр, напоминания, проверка полноты, структурирование в рабочие файлы
• Подготовка к сессионным дням: материалы, шаблоны моделей, логистика, техническая часть онлайн-формата
• Сведение результатов сессии в итоговые материалы: структурирование выводов, сборка презентации, вычитка, оформление в фирменном стиле (создание ТЗ для дизайнера и контроль итогов)
• Координация профильных специалистов агентства, подключённых к проекту, и контроль сроков по их частям

2. Администрирование

• Подготовка к встречам: повестка, справка по компании и рынку собеседника, нужные материалы под рукой до начала
• Протоколирование встреч и совещаний, транскрибация и формирование саммери через ИИ, фиксация договорённостей, постановка задач по итогам и контроль их исполнения
• Системная работа с ИИ-ассистентами, дообучение ассистентов под разные задачи, постоянное личное совершенствование в работе с максимальным функционалом ИИ
• Ведение единого списка обязательств направления: кто, кому, что и к какому сроку пообещал — включая обещания самого партнёра

3. Контроль коммерческого процесса

• Порядок в Bitrix: все сделки, этапы, следующие шаги и даты актуальны — по всему направлению
• Подготовка коммерческих предложений, презентаций и справок по некоторым клиентам
• Деловая переписка, участие в защитах проекта, администрирование и ассистирование на встречах, стратегических сессиях

4. Тендеры и закупки

• Мониторинг торговых площадок по нашим отраслям и категориям услуг, ведение единого реестра интересных процедур (в ПО Seldon.Win)
• Первичный отбор: соответствие требованиям, экономика участия, сроки, риски — короткое обоснование «идём / не идём»
• Сбор и подготовка пакета документов, контроль дедлайнов подачи, постановка задач профильному подрядчику по сложным процедурам и контроль его работы
• Ведение статистики участия: подано, отклонено и почему, выиграно, какая себестоимость участия

5. Публичные выступления и партнёрские каналы

• Организация выступлений: переговоры с организаторами, даты, формат, техническая часть, логистика
• Подготовка материалов к выступлению: презентация, раздатка, форма сбора контактов, сценарий сбора обратной связи
• Работа с аудиторией после мероприятия: сбор и внесение контактов, рассылка обещанных материалов, организация встреч и передача контактов менеджеру — чтобы ни один интерес не остался без касания
• Поиск и проработка новых площадок и партнёрских каналов для выступлений

6. Отчётность и регламенты

• Оптимизация форм отчетности
• Регулярный отчёт по направлению: лиды, сделки, выручка, статусы проектов, тендеры, мероприятия — в одном виде, по одной форме
• Сбор и анализ данных по запросу: рынок, конкуренты, потенциальные клиенты, подрядчики, площадки
• Описание и внедрение регламентов по процессам, которые вы ведёте, чтобы их можно было передать следующему человеку
• Работа с ИИ

Что для нас важно в кандидате

Обязательно

• Опыт от 2 лет в операционном управлении
• Управленческая насмотренность: как декомпозировать, делегировать, контролировать
• Уверенная работа с таблицами (Excel / Google Таблицы)
• Уверенная работа в CRM и таск-трекере (Битрикс24 — преимущество)
• Грамотная устная и письменная речь
• Способность быстро разбираться в незнакомой предметной области
• Умение работать с устной постановкой задачи
• Внимание к деталям в документах, цифрах и сроках
• Готовность работать в офисе во Владимире и выезжать на сессии и выступления

Будет преимуществом

• Опыт участия в тендерах и закупках
• Опыт в digital-агентстве, консалтинге или проектных продажах
• Опыт описания и внедрения регламентов
• Опыт организации мероприятий и публичных выступлений
• Практический опыт работы с ИИ-инструментами
• Навык сборки презентаций и оформления материалов
• Профильное образование в менеджменте, экономике или маркетинге

Личные качества, без которых не получится

• Системность
• Ответственность, автономность
• Честность и прозрачность
• Педантичность в работе
• Спокойствие и контроль в многозадачности
• Вовлеченность
• Эмоциональный "мэтч"

Условия

• Доход: оклад 80 000 ₽, % от выручки нового направления после испытательного срока. Размер % зависит от вашей квалификации на старте, прибыльности направления и степени вашего влияния. Ожидаемый доход сильного кандидата через 4-6 мес: 150 000 – 180 000 ₽
• Испытательный срок: 1 месяц, оклад, без оплаты % от выручки. По итогам месяца подводятся итоги и принимается решение о продолжении совместной работы, определяется система мотивации в %
• Градация по % будет завязана на управляемые вами результаты: сроки сдачи материалов по стратегическим проектам, состоявшиеся выступления и мероприятия, поданные и выигранные тендеры, отсутствие потерянных лидов и просроченных обязательств
• График: пн–пт, полный день, после успешной адаптации - гибкое начало и окончание рабочего дня. Работа в одном из офисов API Media - г. Владимир, ул. Батурина, 30
• Оформление: официальное, условия обсуждаются на финальном этапе
• Техника, корпоративная связь и доступ к платным ИИ-инструментам — за счёт компании
• Карьера: рост до операционного директора направления

Как проходит отбор

1. Отклик с сопроводительным письмом (вопросы ниже)
2. Видеовизитка и интервью с управляющим партнёром
3. Практическая задача на 2–3 часа
4. Решение и предложение

Вопросы, на которые нужно ответить в отклике

1. Как вы контролируете исполнение, когда задач много, а прямой власти над исполнителями у вас нет
2. Пример решения задачи в незнакомой вам области
3. Опыт работы с ИИ
4. Направьте видеовизитку о себе в TG: @ruslan_dzhama (1-2 мин, в свободной форме)

Если вы соответствуете описанному профилю и чувствуете эмоциональный отклик - жду вашего отклика!

Вакансия также может быть вам интересна, если вы искали: бизнес-ассистент, помощник руководителя, ассистент собственника, менеджер проектов, руководитель проектов, операционный менеджер, управляющий, директор, административный менеджер, chief of staff, project manager, personal assistant.