Менеджер по выставлению счетов (Биллинг менеджер) — Мирская Наталья Аркадьевна

Мы ищем менеджера по выставлению счетов, который будет отвечать за полный операционный цикл выставления счетов для выделенного портфеля клиентских менеджеров (СМ) в международной компании, предоставляющей профессиональные услуги (консалтинг, юриспруденция или аналогичный проектный бизнес).

Вы будете отвечать за обеспечение полноты, точности и своевременной доставки каждого счета — в рамках моделей оплаты по часам, фиксированной платы, подписки и поэтапных проектов. Вы будете тесно сотрудничать с клиентскими менеджерами, менеджерами проектов и центральной командой по выставлению счетов, чтобы минимизировать потери доходов и обеспечить прозрачность статуса выставления счетов по каждому клиентскому проекту.

Обязанности:

Комплексное управление выставлением счетов
1. Осуществление полного операционного цикла выставления счетов для назначенного портфеля СМ
2. Обеспечение своевременной подготовки счетов по всем проектам и клиентским организациям
3. Подготовка спецификаций на почасовые услуги из системы PSA в соответствии со стандартами компании
4. Проверка полноты данных по всем проектам и организациям клиента

Предотвращение утечек и обеспечение качества данных
1. Выявление и обозначение ошибок, таких как:

Неправильное распределение часов
Отсутствующие или дублирующиеся записи
Неправильные периоды, ставки или скидки
2. Выявление неоплаченных часов и возможностей возмещения доходов

Коммерческие предложения и бюджеты клиентов
1. Подготовка предложений и бюджетов для клиентов совместно с менеджерами проектов
2. Сбор исходных данных, проверка тарифов и расчетов
Составление счетов и документации
1. Создание черновиков счетов в бухгалтерской системе и подготовка полного пакета документов в соответствии с политикой компании
2. Подготовка версий описаний услуг для клиентов и внутренних версий
3. Контроль валюты и обеспечение правильной конвертации
Согласование и рабочий процесс
1. Инициирование согласований и обеспечение бесперебойного прохождения счетов по системе
2. Мониторинг необходимых документов, аналитики и эскалация в соответствии с процедурой

Возмещаемые расходы
1. Управление возмещаемыми расходами клиентов
2. Отслеживание статуса выставления счета
3. Подготовка квартальных (и, при необходимости, ежемесячных) отчетов

Отчетность и отслеживание портфеля
1. Вести следующий отчет по портфелю для менеджера проекта:
o План / Прогноз / Выставлены счета / Собрано / Статус проекта

2. Вести журнал событий выставления счетов с текущим статусом портфеля
3. Подготавливать счета-фактуры заранее до истечения сроков
4. Предоставлять менеджеру проекта краткий регулярный отчет, охватывающий:
o Что уже выставлено к оплате
o Что готово к оплате
o Что заблокировано и почему
o Какая задолженность просрочена и какое решение необходимо принять

Улучшение процессов
1. Участие в очистке данных и процессов в рамках портфеля.
2. Документирование повторяющихся ошибок и передача их руководителю отдела выставления счетов и владельцам системы для выявления и устранения первопричин.

Опыт:

Выставление счетов, контроль или финансовые операции в сфере профессиональных услуг, консалтинга или аналогичных проектах. Модели выставления счетов: Понимание почасовой, фиксированной, подписочной, поэтапной и гибридной моделей оплаты в консалтинге.

Аналитические навыки: Работа с большими массивами данных, внимание к деталям, способность быстро выявлять ошибки и утечки доходов.

Мышление: Практический подход, ориентация на сроки, дисциплинированность в соблюдении процедур, способность оперативно сообщать о проблемах и обеспечивать качество данных под давлением.

Английский язык: Требуется для работы в международных командах и ведения документации.

Условия:

Мы предлагаем:
Работу в международной среде с проектами в разных юрисдикциях
Официальное трудоустройство с первого дня
Полностью белая заработная плата и ежегодный бонус, основанный на результатах работы
Частное медицинское страхование (после испытательного срока)
Комфортабельный офис в Москва-Сити и стабильная, международная группа компаний